כיצד ליצור קישור SharePoint

סקירה כללית של קישורי SharePoint

SharePoint היא פלטפורמה מדהימה לעבודה. יש לו תכונה מיוחדת: קישורים ! בעזרת אלה, משתמשים יכולים להגיע במהירות לקבצים ולעמודים שלהם.

אתה יכול ליצור קישור עם סוג התוכן 'קישור למסמך'. לחלופין, אתה יכול ליצור קיצור דרך למסמכים ולהשתמש בו כקישור. אתה יכול גם לנסות להתאים אישית היפר-קישורים של SharePoint כדי להפוך קישורים ידידותיים למשתמש עם כותרות. לחלופין, השתמש בסוגי שדות URL כדי להוסיף היפר-קישורים בזמן עריכה ברשימות או בספריות. בנוסף, אתה יכול לבטל את שיתוף ההיפר-קישורים מחוץ לארגון. עם ההגדרה של כתובת האתר למטה.

בעת יצירת קישורים, הנה כמה פרטים שכדאי לזכור:

• בדוק הרשאות בתיקיות ובדפים.
• היזהר בעת שיתוף מידע רגיש באמצעות קישור.
• שאל IT או מומחים אם אינך בטוח לגבי קישור משהו.

עקוב אחר הטיפים הבאים וצור קישורים ב-SharePoint בקלות. בדוק תמיד את הקישורים שלך לאחר היצירה. כיף לקשר!

יצירת קישור SharePoint

כדי ליצור קישור SharePoint, עליך לגשת לאתר SharePoint ולבחור את המסמך או הפריט שברצונך לשתף. לאחר מכן, פשוט לחץ על העתק קישור כדי ליצור קישור שניתן לשתף. סעיף זה על יצירת קישור SharePoint יכסה כיצד לעשות דברים אלה ועוד כדי לעזור לך לשתף ביעילות מסמכים ומידע חשובים עם הצוות שלך.

גישה לאתר SharePoint

1. פתח א דפדפן אינטרנט
2. נווט אל דף התחברות של Office 365
3. הקלד את שלך דואר אלקטרוני וסיסמה
4. אתר את אפליקציית SharePoint בלוח המחוונים/דף הבית, לחץ כדי להפעיל.
5. בדף הבית, הכירו את ממשק משתמש ואפשרויות לשיתוף פעולה .
6. אם אתה חדש, קח קצת זמן לחקור ולהבין איך זה עובד .

יצירת קישורים ב-SharePoint זה גם קל: אתר את המסמך/הקובץ שברצונך לשתף, לחץ על 'העתק קישור' מתפריט ההקשר או 'קבל קישור'.
בחר אחד מארבעה קישורים זמינים המבוססים על רמת הרשאת גישה (הצג/ערוך), אפשרויות אבטחה (כל אחד/אנשים ספציפיים) ותאריך תפוגה .

אפשר התראות כדי לעדכן את המשתמשים על שינויים שבוצעו בתוך קבצים/מסמכים. בכמה לחיצות בלבד, הצוות שלך יכול לשתף פעולה בצורה חלקה ללא בעיות בקרת גרסאות.

גישה ל-SharePoint לא חייבת להיות מסובכת, פשוט עקוב אחר השלבים במדריך זה והשתמש בתכונות שלו עד הסוף. הבחירה מעולם לא הייתה קלה יותר!

בחירת המסמך או הפריט

בעת בחירת מסמך או פריט עבור קישור SharePoint, שיקולים מרכזיים הם רלוונטיות, מטרה ונגישות . זהה מילות מפתח, מושגים והמטרה הכוללת לבצע בחירה מושכלת. זה יוסיף ערך לתוכן שלך וישפר את חווית הקוראים.

צוותים מכבים הודעות

בחר בפורמט בסיסי יותר כמו PDF או וורד במקום גיליונות אלקטרוניים אינטראקטיביים מורכבים. להשתמש מטא נתונים או תגים מותאמים אישית לארגן ולסווג תוכן. צור מסמכים קשורים כדי לספק הקשר ורקע מידע. בחירה מחושבת הופכת קישורי SharePoint יעיל וידידותי למשתמש .

לחיצה על העתק קישור

האם אתה צריך לשתף קובץ SharePoint? לחיצה העתק קישור היא דרך קלה לתת למישהו גישה. כך:

1. עבור אל הקובץ ב-SharePoint.
2. לחץ על האליפסיה (...) ליד שם הקובץ.
3. בחר העתק קישור מהתפריט הנפתח.

כך תוכלו להעתיק את הקישור ולתת אותו למי שצריך. רק זכרו: כל מי שיש לו את הקישור יכול להציג או לערוך את הקובץ (בהתאם לרמת ההרשאה). אז תן רק לאנשים מורשים לקבל את זה.

עובדה מהנה: Copy Link הוצג לראשונה ב-SharePoint 2016. תכונה כל כך קטנה, אבל היא הפכה את שיתוף הקבצים להרבה יותר קל לאנשים בכל מקום. שיתוף הוא אכפתיות - אלא אם כן זה קישור SharePoint, אז הוא חייב להישאר בטוח!

שיתוף קישור SharePoint

כדי לשתף את קישור ה-SharePoint שלך ביעילות, עליך לקחת בחשבון שני דברים - ההרשאות המתאימות ושיטת השיתוף שלו. על מנת לעשות זאת ביעילות, בדוק את ההרשאות הדרושות שברצונך לתת לעמית שלך. לאחר מכן, תוכל לשתף את הקישור באמצעות דואר אלקטרוני או הודעת טקסט.

בחירת ההרשאות המתאימות

ההרשאות הנכונות חיוניות בעת שיתוף קישור SharePoint. הם מחליטים מי יכול לגשת לתוכן ולשנות אותו. הקפד להעניק הרשאות מתאימות כדי למנוע גישה בלתי מורשית.

דע את שלושה סוגים של הרשאות ב-SharePoint: רמות הרשאות, הרשאות קבוצה והרשאות משתמש .

• רמות ההרשאה הן קבוצות של הרשאות שמציינות פעולות כמו קריאה, כתיבה או מחיקה.
• הרשאות קבוצה ניתנים לקבוצת אנשים עם צרכי גישה דומים.
• הרשאות משתמש ניתנים למשתמשים בודדים.

הקצאת הרשאה נכונה תבטיח פרטיות לצוות שלך, תוך הבטחת הצלחה. שקול להעניק הרשאה מוגבלת או מוגבלת למשתפי פעולה חיצוניים שאינם זקוקים לגישה מלאה.

TechTarget אומר, ההרשאות מבוססות על חברות של מנהל בקבוצת אבטחה . חיוני לסווג ולנהל חברות משתמשים בקבוצות אבטחה למעקב וביקורת קלים יותר.

קישורי SharePoint מקלים על השיתוף. אך ללא תשומת לב ראויה להרשאות, זה עלול לגרום לפרצות נתונים עם השלכות חמורות. בחר נכון, בהתחשב בצרכי הפרויקט שלך.

שליחת הקישור בדוא'ל או בטקסט

שתף את קישור SharePoint עם עמיתים לעבודה באמצעות דואר אלקטרוני או טקסט! פשוט העתק מ-SharePoint והדבק אותו בהודעה. הוסף הודעה כדי לתת הקשר לגבי הקישור.

בדוק אם לכולם יש גישה או שצריך להעניק להם גישה לפני השיתוף .

אבטחה היא קריטית כאשר המידע באתר SharePoint רגיש או סודי . הגנה באמצעות סיסמה הקישור או השתמש בשירות הודעות מוצפן.

טיפ מקצועי: השתמש בטקסט היפר-קישור מותאם אישית במקום בכתובת URL ארוכה בעת שליחת קישור SharePoint בדוא'ל. מסודר וקל יותר לנמענים להבין על מה הם לוחצים.

עריכה או הסרה של קישור SharePoint

כדי לערוך או להסיר קישור SharePoint, גש לאפשרות נהל קישורים. זה יספק לך את היכולת לעדכן או למחוק את הקישור לפי הצורך. על ידי ידיעתך לבצע את המשימות הפשוטות הללו, תוכל לשמור על קישורי SharePoint שלך מאורגנים ומעודכנים בכמה לחיצות בלבד.

גישה לאפשרות ניהול קישורים

גש לאפשרות ניהול קישורים כדי לנהל קישורי SharePoint . בצע את השלבים הבאים:

1. נווט לעמוד עם הקישור
2. העבר את העכבר ולחץ על שלוש הנקודות שמופיעות
3. לאחר מכן בחר ערוך קישור או הסר קישור

זכור, רק משתמשים בעלי ההרשאות הנכונות יכולים לשנות או להסיר קישורי SharePoint מטעמי אבטחה .

SharePoint 2010 הוא המקום שבו הכל התחיל! התכונה 'ניהול קישורים' נוצרה כדי להקל על תחזוקת האתר לכולם. זהו מוצר חובה לעדכון ושמירה על רעננות התוכן. עדכון או מחיקה של קישור SharePoint שלך הוא כעת קל וללא לחץ !

עדכון או מחיקה של הקישור

מעדכן או מוחק קישור SharePoint? סופר פשוט! פשוט עקוב אחר אלה 6 שלבים :

1. היכנס לאתר שלך ונווט לדף.
2. העבר את העכבר מעל הקישור כדי לפתוח את סמל העריכה.
3. עדכן את כתובת האתר או התיאור, או בחר 'הסר קישור' כדי למחוק.
4. לחץ על 'אישור' כדי לשמור או על 'ביטול' כדי לבטל.
5. רענן את הדף כדי לאשר שהקישור עודכן/הוסר.
6. חזור על קישורים אחרים הזקוקים לעדכון/הסרה.

חשוב לזכור שמחיקת קישור לא תמחק אף קבצים/מסמכים מחוברים; לנקוט צעדים נוספים לפי הצורך.

בנוסף, SharePoint מציע מעקב אחר היסטוריית גרסאות עבור כל קישור כך שמשתמשים יכולים לחזור לגרסאות ספציפיות לפי הצורך.

SharePoint יצא לראשונה בשנת 2001 כחלק מ-Microsoft Office, אך כעת הוא מוצר עצמאי המשמש ארגונים ברחבי העולם. ארגן את קישורי SharePoint שלך בצורה מסודרת עם תוויות וללא קצוות רופפים!

האם אתה יכול לכבות את מסך המגע במחשב הנייד

שיטות עבודה מומלצות עבור קישורי SharePoint

כדי להבטיח את הצלחת קישורי SharePoint שלך, השתמש בשיטות מומלצות אלה. בעזרת שימוש בשמות קישורים תיאוריים, סקירה ומחיקה קבועה של קישורים ושמירה על הרשאות מתאימות, אתה יכול לייעל את הפונקציונליות של הקישורים שלך.

שימוש בשמות קישורים תיאוריים

לתקשורת יעילה ב-SharePoint, שמות קישורים תיאוריים הם חובה . הימנע מביטויים כמו לחץ כאן והשתמש בתוויות שמתארות בבירור את תוכן הדף. שמות קישורים תיאוריים עוזרים למשתמשים לנווט בקלות באתר שלך ולהקל על מנועי החיפוש לקרוא את התוכן שלך.

בעת כתיבת שמות קישורים, התמקד בתוכן העמוד. במקום לחץ כאן כדי ללמוד על השירותים שלנו , להשתמש חקור את רשימת השירותים המקיפה שלנו . שמור על תוויות קצרות, ידידותיות למשתמש וללא ז'רגון.

ודא ששמות הקישורים שלך משקפים במדויק את התוכן המקושר . אם משתמשים לוחצים על קישור עם מידע שגוי, זה משפיע על החוויה שלהם באתר שלך. לפני פרסום קישורים כלשהם, בדוק שוב שהתווית משקפת את תוכן הדף.

שמות קישורים תיאוריים ב-SharePoint משפרים את חוויית המשתמש ומועילים ל-SEO. שמור על תוויות מדויקות, תמציתיות וממוקדות בתוכן הדף . כך תיצור פלטפורמה ניתנת לניווט בקלות עבור מבקרים.

בדיקה ומחיקה של קישורים באופן קבוע

מחיקת קישורים מיותרים באופן קבוע חיונית כדי לשמור על בריאות אתר SharePoint שלך. הנה מה שצריך לזכור בעת בדיקה ומחיקה של קישורים:

1. בדוק אם הקישור עדיין רלוונטי ואם מישהו בצוות שלך משתמש בו.
2. גלה אם הקישור לוקח אותך לדף שבור או מיושן, ואם יש מקור טוב יותר.
3. סקור קישורים שנוצרו עבור דברים זמניים, כגון רישום לאירועים והצעות שפג תוקפן.
4. היפטר מקישורים כפולים המובילים לאותו תוכן; הם עלולים לבלבל משתמשים ולגרום לאתר שלך להיראות לא מסודר.
5. צור קטגוריות עבור הקישורים שלך. שים את אלה שאינם בשימוש לעתים קרובות לתוך תיקיית ארכיון.
6. השתמש בכלי מעקב קישורים כדי לעקוב אחר הקישורים שהמשתמשים באתר שלך ניגשים אליהם הכי הרבה.

זכור, לא צריך למחוק את כל הקישורים - רק אלה שאינם שימושיים או נחוצים. ניקוי אתר SharePoint שלך ישפר את היעילות ואת חווית המשתמש.

טיפ מקצועי: הקצה בעל אתר לפקח על כל שינוי או תחזוקה שנעשו לקישורי SharePoint. כך שום דבר לא נשכח והכל נשאר מאורגן.

וזכור: לתת לכולם גישה לכל דבר ב-SharePoint זה כמו לאפשר לכל השכונה שלך לחטט במגירת התחתונים שלך!

שמירה על הרשאות מתאימות

חשוב לוודא שלמשתמשים תהיה גישה רק למידע הנדרש - הגדר קבוצות והקצה הרשאות על סמך תפקידים. סקור ועדכן באופן קבוע הרשאות אלה כאשר עובדים באים והולכים או משתנים תפקידים. שקול כלי ניהול הרשאות אוטומטיים כדי לצמצם עדכונים ידניים.

דוגמה קלאסית להרשאות לא מתאימות קרתה בשנת 2014 כאשר קבלן של משרד ההגנה האמריקאי הדליף מסמכים מסווגים דרך אתר SharePoint לא מאובטח.

שמירה על הרשאות מתאימות חיונית לאבטחת נתונים של SharePoint. תזכור ל לבדוק ולעדכן לעתים קרובות , והשתמש בכלים אוטומטיים כדי לשמור על החברה שלך מפני דליפות או הפרות כלשהן.

מסקנה וסיכום שלבים

SharePoint הוא כלי נהדר לעסקים! בכמה לחיצות בלבד, תוכל ליצור קישור SharePoint בקלות. הנה תזכורת כיצד לעשות זאת:

1. עבור אל אתר SharePoint שלך.
2. בחר את הקובץ או התיקיה שברצונך לשתף.
3. לחץ על שתף בפינה השמאלית העליונה.
4. העתק את הקישור ושתף אותו עם עמיתים או חברי צוות באמצעות אימייל או אפליקציות הודעות.

אל תשכח - אתה יכול להתאים אישית הרשאות עבור קבצים ותיקיות בודדים. אבל עדיף להשתמש בשיטות האבטחה הטובות ביותר.

זכור כי נקיטת אמצעי בקרת הגישה הנכונים יכולה לסייע בהגנה על הנתונים שלך. לפני שתשתף את הקישורים, הערך ונתח את דרישות הגישה.

יצירת קישורי SharePoint מסייעת לתקשורת בארגון. זה יגביר את הפרודוקטיביות והיעילות. אל תתנו לפחד מהחמצה למנוע מכם להשתמש בכלי זה. התחל ליצור קישורים אלה ועזור לשפר את שיתוף הפעולה בין צוותים.

שאלות נפוצות

1. מה זה SharePoint?

SharePoint היא פלטפורמת שיתוף פעולה וניהול מסמכים מבוססת אינטרנט שפותחה על ידי מיקרוסופט. זה מאפשר למשתמשים ליצור ולנהל אתרים, מסמכים, ספריות, רשימות ועוד.

מיקרוסופט אפסטור

2. כיצד אוכל ליצור קישור SharePoint?

כדי ליצור קישור SharePoint, עבור אל המסמך או הקובץ שאליו ברצונך לקשר, לחץ על הסמל (...) בפינה השמאלית העליונה, ובחר העתק קישור מהתפריט הנפתח. לאחר מכן תוכל להדביק את הקישור היכן שתרצה.

3. האם אוכל להתאים אישית את קישור SharePoint?

כן, אתה יכול להתאים אישית את קישור SharePoint על ידי לחיצה על כפתור ההגדרות שליד הקישור שהעתקת, ובחירה בהגדרות מהתפריט הנפתח. משם תוכל לבחור לאפשר עריכה, להגדיר תאריכי תפוגה ועוד.

4. כיצד אוכל לשתף קישור SharePoint?

כדי לשתף קישור SharePoint, פשוט העתק את הקישור כמתואר לעיל ושלח אותו לאדם או לאנשים שאיתם אתה רוצה לשתף אותו. אתה יכול גם לשתף את הקישור באמצעות דואר אלקטרוני, Microsoft Teams או כלי שיתוף פעולה אחרים.

5. האם ניתן לבטל קישור SharePoint?

כן, אתה יכול לבטל קישור SharePoint על ידי מעבר לתפריט ההגדרות של הקישור ובחירה באפשרות שנה הרשאות קישור. משם, אתה יכול להסיר גישה לאנשים או קבוצות ספציפיים, או אפילו לשנות את הקישור כך שהוא לא יהיה נגיש יותר.

6. כיצד אוכל לנהל קישורי SharePoint?

אתה יכול לנהל קישורי SharePoint על ידי מעבר למקטע קישורים באתר SharePoint שלך. משם תוכל לראות את כל הקישורים שיצרת, לערוך את ההגדרות שלהם ואפילו למחוק אותם במידת הצורך.