מהו תהליך? מדריך לא משעמם לאנשים רגילים

תהליכים הרבה יותר מעניינים ממה שאתה חושב תחילה. זו לא סוג של בדיחה - הם מעניינים, אני נשבע. אבל מהו תהליך?

למרות שהם מוּגדָר כפי ש אוסף של משימות עבודה הקשורות זו לזו, היזומות בתגובה לאירוע שמשיג תוצאה ספציפית , יש קצת סיפור רקע שעוזר לנו לחתוך את תרופות ההרגעה הארגוניות ולהבין מהו תהליך, ולמה תהליכים חשובים.

ראשית, כמה דוגמאות לתהליכים:

• מנקים את החנות
• מציאת כתובת מייל
• פריסת תוכנה
• פרופיל לקוחות
• הכנסת עובד חדש
• תכנון חתונה

אבל למה התהליכים האלה? למה הם לא רק עבודות שצריך לעשות? הנקודה היא שכאשר אתה מייסד תהליך, אתה חושב על זרימת העבודה מתוך מחשבה על פרודוקטיביות וזה מקל על הביצוע והאופטימיזציה.

הפעל מחדש את פני השטח פרו

התהליך העסקי הראשון אי פעם

ההגדרה המוכרת ביותר לתהליך עסקי מגיעה מכלכלן סקוטי אדם סמית . לפירוק הרעיון שלו למרכיבים הפשוטים ביותר, בשנת 1776 הוא מְתוּאָר תהליך עסקי במפעל סיכות תיאורטי, הכולל 18 אנשים נפרדים שייצרו סיכה אחת:

אדם אחד שולף את החוט, אחר מיישר אותו, שלישי חותך אותו, רביעי מכוון אותו, חמישי טוחן אותו בחלק העליון לקבלת הראש: כדי ליצור את הראש צריך שתיים או שלוש פעולות ברורות: לשים אותו הוא עסק מסוים, להלבין את הסיכות הוא אחר... והעסק החשוב של יצירת סיכה מתחלק, באופן זה, לכשמונה עשרה פעולות נפרדות, שבחלק מהמפעלים מבוצעות כולן בידיים נפרדות, אם כי באחרים אותו אדם יעשה מתישהו לבצע שניים או שלושה מהם.

למה צריך לדאוג לכמה אנשים צריך לעשות את הפינים, או כמה שלבים יש בתהליך? ובכן, סמית' מצא את זה על ידי יצירת תהליך והקצאת השלבים למומחים בודדים, הפרודוקטיביות עלתה 24,000% .

פעולתו של מפעל סיכות מהמאה ה-18, והתמונה שנתנה השראה לאדם סמית לכתוב את ההגדרה הראשונה של תהליך עסקי.

שימוש בתהליכים כדי לעבוד פי 5 מהר יותר

תהליך הכרחי לחלוקת העבודה כי המשימה כבר לא רק בראש של אדם אחד.

מהנדס סיכות מלא עשוי להיות אדם טוב לכתוב את התהליך, אבל לא צריך להפעיל אותו מההתחלה ועד הסוף לבד - העבודה יעילה פי 240 כאשר היא מחולקת בין מומחי סיכות: האדם שחותך חוטי פינים כל היום פחות מוטעית מהאומן הסולו סיכות. בואו נפסיק לדבר על סיכות.

בבוקר חורפי בשנת 1907, הנרי פורד לקח את צ'ארלס אי סורנסן צמח שדרת פיקט , בניין ריק בדטרויט שעתיד להפוך למקום הולדתה של המכונית הזולה הראשונה בייצור המוני של אמריקה. אנחנו הולכים להתחיל עבודה חדשה לגמרי הוא אמר לראש ההפקה.

מפעל שדרת פיקט בדטרויט, מישיגן. האתר של יישום התהליך העסקי המשפיע ביותר בעולם.

פורד הסביר את הרעיון שלו לתהליך חדש. במקום אומן אחד שיצר מוצר לבד, כל אחד לימדו לעשות אחת מ-84 עבודות פשוטות שחוזרות על עצמן. עם גישה חדשה זו לתהליכים, פורד קיצצה את זמן הייצור של ה- דגם T ירידה מ-12.5 שעות ל-2.5 שעות.

לא רק שזה היה ניצחון לחשבון הבנק של פורד, זה היה אחד הרגעים המהפכניים ביותר שאי פעם התרחשו, לא רק בהיסטוריה של המכוניות או הייצור, אלא בכל ההיסטוריה של העסקים.

שלושת סוגי התהליכים שכל עסק צריך

אתה יודע את זה תהליכים הם קבוצה של הוראות לוגיות שיש לבצע מההתחלה ועד הסוף , אבל האם ידעת שיש שלושה סוגים של תהליכים? אלו הם:

• תהליכי ניהול
• תהליכים תפעוליים
• תמיכה בתהליכים

תהליכי ניהול

תהליכי הניהול אינם ממוקדים בלייזר בלקיחת משימה מתחילתה ועד סופה, כפי שהם מתמקדים בתכנון והקרנת עתיד פעילות החברה.

דוגמה לתהליך ניהול עשויה להיות מנכ'ל המתכנן כיצד לארגן את הזמן והאנרגיה של צוות השיווק לקמפיין השקת יחסי ציבור. חלק התהליך יהיה הקצאת משאבים, הגדרת מסגרות זמן ובדיקה שהמערכות במקום ומוטבות.

תהליכים תפעוליים

תהליכים תפעוליים נוגעים לתהליך הליבה העסקי שלך. אם אתה חברת חולצות, אחד מתהליכי הליבה התפעוליים שלך הוא קבלת הזמנות בטלפון. אחר יהיה להוציא חולצות מיוצרות למשלוח.

ms project שחזור קובץ שלא נשמר

לא משנה מה העסק שלך עושה בליבה שלו, צריכים להיות תהליכים אטומים למים כדי להפוך את העסק שלך להרחבה ויעיל.

תהליכי תמיכה

הפתעה - תהליכים תומכים תומכים בתהליכים הניהוליים והתפעוליים. החברה מסתמכת על תהליכים אלה כדי לתמוך ב תִכנוּן ו מַעֲשֶׂה חלקים מהעסק. זה תהליכים כמו תמיכה טכנית, הצטרפות עובדים או שכירת מתמחה.

אמנם זה לא מה שהחברה עושה כדי להרוויח כסף, אבל הם מקלים על זרם ההכנסות העיקרי ועושים אותו כך שלתהליכי הניהול יהיה מה לנהל, ושהתהליכים התפעוליים יהיו נטולי חיכוך ככל האפשר.

האנטומיה של תהליך

כאשר תהליך מתועד על נייר (או בתקווה, דיגיטלית), הוא נעשה בצורה של מסמך נוהל הפעלה סטנדרטי. למרות שהם לא מסוג הדברים שאתה צריך לקרוא בטיסה של 18 שעות, הם עושים את התהליכים הרבה יותר קלים להבנה, הפצה, לימוד ואופטימיזציה.

SOP יכול להכיל:

• כותרת עם הכותרת, התאריך, המחבר ומזהה
• רשימת הוראות שלב אחר שלב
• הצוות או הפרט האחראי על ביצוע כל משימה
• המשאבים (ציוד, כסף, זמן, צוותים תומכים) שהמשתמש יזדקק להם
• הפניות ל-SOPs אחרים

בדרך כלל, ארגונים וגופים ממשלתיים ייצרו תיעוד SOP מורכב. נְקִישָׁה כאן לדוגמא של מסמך היכרות למערכת SOPs שנוצרה על ידי General Electric עבור עובדים העובדים עם מערכות מבוקרות UNICORN. תבחין שיש טבלה של מספרי קוד וייעוד SOP וכן הסברים על מינוחים.

קבל תמצית מ-SOP בפועל לרכישת רכב כאן . שוב, זה מאוד יסודי ומשתמש באותו סגנון שעסקים רבים משתמשים בהם כדי לוודא שה-SOP אטום למים.

... אבל לפעמים, SOP לא יהיה כל כך מסובך.

חברות קטנות יותר כותבות תהליכים יעילים שפשוט עושים את העבודה, ויש פחות צורך במחבר, וב-SOP ID, כאשר הם נכתבים עם תוכנת SOP שתיצור זאת באופן ידני. אותו דבר לגבי סעיף ההפניות, שנעשה כעת עם היפר-קישורים. להלן SOP פשוט שנוצר על ידי Process Street:

תהליכי הבעיות פותרים

במניפסט הרשימה - ספר שאנחנו לא יכולים להפסיק לדבר על אודות - Atul Gawande מדבר על איך הוא יישם תהליך בטיחות בבית החולים ג'ונס הופקינס.

זה נראה פשוט, וזה לא היה מגניב כמו הרעיונות האחרים שהיו להם, כמו ניתוח רובוטי. אבל במציאות זה היה הכלי היעיל ביותר שאפשר היה ליישם, וזה היה רק ​​דף נייר.

בסקר לאחר יישום הבדיקה, 78% מהצוות הרפואי בבית החולים אמרו שהם הבחינו ברשימת הבדיקה מונעת שגיאה. וההוכחה האולטימטיבית: 93% מהמנתחים היו רוצים שהרשימה תשמש אותם אם הם היו בחדר הניתוח ועוברים ניתוח.

זה התהליך:

הדוגמה הבאה היא דוגמה מוחשית יותר, הרת אסון.

בבוקר היום החם ביותר בשנה - 17 ביולי 1865 - שתי רכבות עמוסות בעיקר בילדים התנגשו בעיר ווייטמארש, פנסילבניה, נהרגו כ-60 ופצעו יותר מ-100.

ציור של תאונת הרכבת הגדולה משנת 1856 מאת אמן לא ידוע

הסיבה? בוויקיפדיה יש את זה ברשימה בתור 'טעות אנושית'.

הרכבות משכו הרבה יותר קרונות ממה שהם יכלו להתמודד, כלומר הנהגים נאלצו לעצור מעת לעת כדי להחזיר את לחץ המנוע שהם צריכים כדי להמשיך. עם התנהגות לא יציבה זו, הרכבת לא עמדה בלוח הזמנים ולא העבירה זאת לתחנות שמסביב.

הנהג חשב שהוא יכול לפצות על הזמן האבוד ולהישאר בלוח הזמנים, אז הוא הפעיל את המנוע, לקח מסלול חלופי וחשב שהוא יהיה פנוי ארמינגו , רכבת נוספת עוזבת מוויסאיקון בערך באותו זמן.

בעיקול עיוור, הדוודים של שתי הרכבות פגעו וגרמו לפיצוץ שנשמע עד 5 קילומטרים משם. שלושת הקרונות הקרובים לדודים התפוצצו לרסיסים, והשאר עלו באש וירדו מהפסים.

קיצור מקשים של סמל לב

בתגובה לאסון הזה, רכבת צפון פנסילבניה התאימו את התהליכים שלהם. הם קבעו ששתי רכבות שנוסעות בשני כיוונים לא יחלקו את אותו מסילה, ותקשורת מברק עם תחנות סמוכות הוכשרה.

שימוש בתהליכים בעסק שלך

כיום, עסקים לא מחכים (בדרך כלל) עד ​​לכישלון קטסטרופלי לפני שמקדישים מחשבה לתהליכים. אם אינך משתמש באופן רשמי בתהליכים, זה אף פעם לא מוקדם מדי.

רכשו לעצמכם חשבון Process Street בחינם והתחילו ליצור תהליכים, לארגן את העסק שלכם למערכת ולחלק משימות. כפי שראינו, תהליכים יכולים להגדיל את הפרודוקטיביות ב-24,000%.

לקבל המדריך המלא לניהול תהליכים עסקיים

האם הצוות שלך מחמיץ מועדים עקב אחריות לא ודאית?

האם לעובדים חדשים לוקח יותר מדי זמן לעלות ולהכשיר?

לחברות שמיישמות תהליכים יש שיעור הצלחה גבוה ב-280%. על הפרויקטים שלהם (95%) לעומת אלה שלא (25%).

התחל לצמצם עלויות תוך פחות משבוע על ידי שיטת העבודה של הצוות שלך, ניפוץ צווארי בקבוק ומניעת בזבוז זמן ומאמץ.

מה כתוב בספר?

• מהו תהליך? מדריך לא משעמם לאנשים רגילים
• כיצד תהליכים מגנים על העסק שלך מפני קריסה ושריפה
• מדוע הנורמליזציה של הסטייה פוגעת בחברה שלך
• מהו ניהול תהליכים עסקיים? הקדמה ממש פשוטה
• ניתוח תהליכים עסקיים (ללא הפיהוק שובר הלסתות)
• למה כדאי לך להתעסק במודלים של תהליכים עסקיים
• כיצד לעבור לתוכנת BPM כאשר אתה רק משתמש בנייר
• הנדסת תהליכים עסקיים מחדש: מה לעשות אם העסק שלך נכשל
• האם מיקור חוץ של תהליכים עסקיים רלוונטי לעסק הקטן שלך?