מה זה תפעול עסקי? הגדרה, דוגמאות ושיטות עבודה מומלצות

כשהתחלתי לעבוד בעולם התאגידים, היה מונח ששמתי לב שהושק הרבה: BizOps .

מה זה BizOps לעזאזל?? ולמה יש לזה מחלקה שלמה? מה הם עושים??

זו הייתה תעלומה שבסופו של דבר נאלצתי להרים עיניים כדי לא להיראות בור כמו שהייתי בעיני עמיתיי.

לאלו מכם שעוברים את אותו מאבק, BizOps הוא קיצור של פעולות עסקיות, והם חשובים להפליא לעסק.

תן לי להדריך אותך דרכו.

מהן פעילות עסקית?

לפעילות העסקית יש היקף די רחב. בעיקרון, זה מערב כל חלק בעסק שגורם לו לפעול ולהרוויח.

המשימות היומיומיות הללו הן שגורמות להכל לפעול בצורה חלקה. אין גישה מתאימה לכולם לפעילות עסקית כי כל חברה היא שונה.

זה הולך להיראות שונה לגמרי בין א חברה פיננסית וחברת ייצור, למשל. זה אפילו הולך להיראות שונה בין קמעונאים אם הם לבנים או טיט או מקוונים.

אבל אל תדאג. היסודות של הפעילות העסקית הם אוניברסליים, אז בואו נדבר עליהם.

מרכיבי הפעילות העסקית

ישנם ארבעה אלמנטים המרכיבים את הפעילות העסקית שאינה משתנה מענף לענף. הם פשוט מותאמים בדרכים הייחודיות שלהם .

מקום

כל החברות החדשות חייבות לבחור מקום שבו הן יפעלו. בין אם זה מרוחק, רב קומות במרכז העיר או מפעל ייצור כפרי, חשיבות ההחלטה נשארת זהה.

וההחלטה הזו, תאמינו או לא, היא חלק מהפעילות העסקית. זה משפיע על הכל מ:

שאילתת power bi sql

• מאגר הלקוחות הזמינים
• אחסון פיזי
• פריסת חברה
• חניית עובדים

זה בעצם אבן הבניין הבסיסית ביותר של הפעילות העסקית שלך.

איך אתה מצפה שהפעילות תתנהל בצורה חלקה אם יש לך מאות עובדים שמחפשים חניה מדי יום? או שאין מספיק מקום לאחסון מסמכים ומוצרים?

הם פשוט לא.

טֶכנוֹלוֹגִיָה

טכנולוגיה היא חלק עצום מהפעילות העסקית. והוא כולל הכל מציוד מפעל ועד תוכנת מעקב אחר מלאי. ממש כל טכנולוגיה שבה אתה משתמש כדי לנהל את החברה שלך היא חלק מהפעילות העסקית.

חשוב להבין מה הטכנולוגיה חשובה על מנת לייעל את התפעול ולהישאר מעודכנים בכל ההתקדמות הטכנולוגית. כך, אתה תמיד יכול להישאר תחרותי.

עובדים

אתה כלום בלי העובדים שלך. אבן היסוד של כל עסק היא להבין אילו עובדים אתה צריך, כמה, ואם הם צריכים להיות במשרה מלאה, חלקית או בחוזה.

המפתח לפעילות עסקית טובה הוא בניית מאגר כישרונות מאוזן היטב. אתה צריך למצוא את הנקודה המתוקה של מספיק עובדים כדי שהפעילות תפעל בצורה חלקה מבלי להעסיק אותם יותר מדי.

זה לא קל, אבל זה באמת יכול לשנות את המשחק עבור עסקים.

תהליכים

אחרון חביב, תהליכים. בהתחשב בחברה שאני עובד בה נקראת Process Street, אפשר לומר בבטחה שהחברה הזו מועדפת.

התהליכים שלך הם המשימות החוזרות על עצמן ששומרות על עסקים. אלה דברים כמו:

• הכנסת עובדים
• חשבונית
• מחקר שוק
• גיוס
• הגשת תלונות לקוחות
• ייצור מוצר

אתה מבין את התמונה. התהליכים היומיומיים הקטנים הללו חיוניים לניהול עסק מצליח, אך רק אם הם נעשים היטב.

אפשר לטעון שזהו ההיבט החשוב ביותר של הפעילות העסקית, כי זה מה שמניע את הדברים. אם נאבקת לשפר את הפעילות העסקית שלך, זה חכם להתחיל בבחינת התהליכים שלך כדי למצוא חוסר יעילות.

דוגמאות לתפעול עסקי

מרכיבי הפעילות העסקית טובים והכל, אבל איך זה נראה בפועל בפועל? הנה כמה דוגמאות:

משאבי אנוש

משאבי אנוש אחראי על כל הפעולות הקשורות למחזור חיי העובד, כולל:

• גיוס
• עלייה למטוס
• ניהול ביצועים
• יציאה מהמטוס

וכל מה שביניהם.

אם צוות משאבי האנוש לא יכול לייעל את הפעולות הללו, יכולות להיות לכך השלכות גדולות על מאגר הכישרונות של החברה. לכניסה טובה יש פוטנציאל להגדיל את שימור העובדים על ידי עד 82%. זה עיקרי!

על מנת לייעל את תפעול משאבי האנוש, משימות יומיומיות עשויות לכלול דברים כמו חיפוש אחר דרכים לשיפור שביעות רצון העובדים ויצירת תהליכי הצטרפות חדשים. למרות שהם שונים, שניהם חשובים לפעילות העסקית.

שיווק

אתה לא יכול למכור משהו בלי שיווק, נכון? כל התהליכים החוזרים על צוות השיווק שלך כדי להעביר את הבשורה על המוצר או השירות שלך נופלים תחת המטריה של הפעילות העסקית.

אבל אני לא מדבר רק על הקמפיינים הראוותניים שהם עושים או פוסטים ידידותיים לקידום אתרים שהם כותבים. אני מדבר גם על החלקים האחוריים של השיווק. כי תהליך מבוסס היטב לאישור חומרים שיווקיים חשוב לא פחות מהחומרים עצמם. הפעולות מתנהלות בצורה חלקה יותר כאשר יש אישורים, ובכך, אחריות.

משווקים אחראים גם לאיסוף מידע שוק נחקר היטב, משימה יומיומית שיכולה לעשות הבדל עצום ברווחי החברה. אז אם זה לא נעשה טוב, זה יכול לעלות יותר ממה שהוא שווה.

מכירות

פעולות עסקיות במכירות עוסקות בוודאות שלצוות המכירות יש את כמות הזמן המקסימלית ביום לנסות ולבצע מכירה.

אם נציגי מכירות צריכים להשקיע יותר מדי זמן ברישום מידע או בהמצאת אסטרטגיות מכירה, אז זו דוגמה לפעילות עסקית לקויה.

אבל לוודא שכל התהליכים שמתרחשים מאחורי הקלעים של פגישות מכירה ושיחות קרות פועלים בצורה חלקה פירושה שהנציגים שלך יכולים לבלות זמן רב ככל האפשר עם לקוח כדי לבנות מערכות יחסים ולנעול מכירה. זה, בתורו, מגדיל את הרווחים ומהווה דוגמה לפעילות עסקית טובה.

כדי להשיג זאת, ייתכן שתרצה לשקול דברים כמו זרימות עבודה אוטומטיות כדי לחסוך זמן לצוות המכירות שלך. זה קשור לשימוש בטכנולוגיה כדי לשפר את הפעילות העסקית שלך.

לְמַמֵן

זה מכסה את כל מה שקשור לכספים של החברה, יחד עם קבלת החלטות פיננסיות.

זה כנראה הרגיש מכולם כי טעות אחת עלולה להרוס עסק לנצח. עבור הפעולות העסקיות הללו, זה לא עניין של הפעלה יעילה, אלא הפעלה נכונה.

ככזה, המשימות היומיומיות שלהם כוללות דברים כמו:

• יצירת אסטרטגיות השקעה
• ניהול עסקאות
• עושה חשבות שכר
• עריכת דוחות כספיים
• ביקורת

כמו שיווק, כל התהליכים המפורטים לעיל צריכים להגיע עם תת-תהליך שמאשר כל אחד מהם כדי למנוע טעויות. בלי זה, זה רק עניין של זמן עד שמישהו יעשה טעות שעולה לחברה הרבה זמן וכסף.

מוצר

מבין חמש הדוגמאות שלנו, זו הרחבה ביותר מכיוון שהיא מכסה כל דבר, החל מהכנת מוצר בפועל ועד לצוות המוצר.

מטרת התפעול בהתייחס למוצר היא לוודא שלצוות המוצר יש את כל המידע הדרוש לו (תקציב, דיווח וכו') כדי להגיע לשיפורים למוצר על סמך משוב לקוחות. בתורו, צוות המוצר מפרט את השינויים הללו לצוות האחראי על יצירת המוצר.

כדי להשיג זאת, יש להקים תהליכים חוזרים על מנת להבטיח שצוות המוצר יקבל תמיד מידע חדש מצוותים אחרים כאשר הוא מתעורר. בלי זה במקום, צוות המוצר לא יכול לבצע את עבודתו כראוי. ואם זה המקרה, המוצר לא יכול להשתפר, מה שיכול לפגוע במכירות.

שיטות עבודה מומלצות לפעילות עסקית

אם זה לא ברור עד עכשיו, כל הפעולות העסקיות קשורות זו בזו. אם מחלקה אחת נכשלת בפעילותה, יכולה להיות לכך אפקט דומינו על מחלקות אחרות. זו הסיבה שאתה צריך לאמץ את הפרקטיקות הטובות ביותר לפעילות עסקית בכל רחבי הלוח כדי שהארגון שלך יוכל לתפקד כמו מכונה משומנת היטב.

ייעול תהליכים

פעולות הן כלום בלי תהליכים. תהליכים הם אבני הבניין המרכיבות פעולות טובות. אם אתה מייעל את התהליכים שלך, אתה מייעל את הפעולות שלך באופן אוטומטי.

יש כמה דברים שאתה יכול לעשות כדי שזה יקרה.

• חפש חוסר יעילות בתהליכים הנוכחיים
• נתח תוצאות
• אוטומציה של משימות חוזרות
• קבל משוב מהעובדים
• בצע התאמות

אוטומציה של משימות חוזרות היא משימה חשובה מכיוון שהיא חוסכת מהצוות שלך ביצוע עבודה קפדנית שלוקחת זמן רב. זמן שהם יכולים להשקיע במשימות בעלות ערך גבוה יותר.

שימוש בתוכנת תהליכים עסקיים היא דרך מצוינת לבצע אוטומציה של משימות אלו ולהפחית את חוסר היעילות הכוללת בתהליכים. אמנם רובם עולים כסף, אבל זו השקעה ראויה מכיוון שבסופו של דבר היא חוסכת לך יותר כסף ממה שאתה מוציא על ידי שיפור התפעול הכולל שלך.

מדידת ביצועים

הצב יעדים ריאליים ומדידים עבור העסק שלך. על ידי כך תוכל לנתח בקלות רבה יותר את הביצועים. זה גם יאפשר לך לאתר את התחומים הספציפיים שזקוקים לשיפור. אילו מחלקות מאטות את הפעילות ומדוע?

מטרות אלו צריכות להיות ספציפיות. אם המטרה שלך היא להרוויח יותר ברבעון הבא, לא תוכל למדוד מזה הרבה. אבל אם המטרה שלך היא להגדיל את הרווחים ב-10%, אז אתה יכול לחלוק את המספר הזה עם העובדים שלך והם יודעים לקראת מה לעבוד.

אם אתה לא עומד ביעד הזה, אתה יכול ללכת לכל מחלקה ולדבר איתם על הפעולות שלהם כדי להבין את הבעיה.

צפו בטרנדים

אחד הדברים הגרועים ביותר שאתה יכול לעשות הוא להיות עומד בפעולות שלך. כל הגישה של אם-זה-לא-שבור-אל-תתקן את זה. אולי זה חל על מצבים מסוימים, אבל לא על פעילות עסקית.

מגמות יכולות לכלול שינויים בשוק ובתעשייה, טכנולוגיה חדשה, חוקים חדשים ושינויים בכלכלה. כדי להישאר תחרותיים, עליך להישאר בטופ שלהם ולהיות פתוח לביצוע שינויים.

אנחנו קוראים לזה מדיניות של שיפור מתמיד. לעולם אל תתפשר ותחשוב שמה שאתה עושה מספיק טוב. תמיד יש שיפורים שאפשר לעשות. צפה בטרנדים חדשים והקשב למשוב מהלקוחות והעובדים שלך כדי לוודא שאתה לא הופך להיות הבא K-Mart .

השתמש בנתונים כדי לקבל החלטות

לבסוף, עליך לסמוך על הנתונים ולהשתמש בהם כדי לקבל החלטות. ככל שאנו רוצים לקבל החלטות על סמך הרגשות שלנו או תוצאות העבר, הן לא תמיד האינדיקטורים הטובים ביותר לאן עלינו ללכת.

רוב התוכנות לניהול תהליכים עסקיים מגיעות עם תכונת ניתוח ודיווח המאפשרת לך להסתכל על המדדים של כל התהליכים שבהם נעשה שימוש. זה מקום מצוין להתחיל בו כשמחפשים נתונים.

כאן גם הטרנדים חוזרים לפעולה. הסתכלות על דברים כמו אינפלציה, מדיניות מקומית חדשה וסקרים בתעשייה יכולה לומר לך אילו התאמות עליך לבצע כדי לשפר את הפעילות.

שלב את שתי קבוצות הנתונים, ותוכל להיות בלתי ניתן לעצירה!

דבר אחרון

מכיוון שפעילות עסקית היא מונח כה רחב, יכול להיות קשה לדעת מאיפה להתחיל אם אתה מעוניין לשפר אותו.

אל דאגה, פשוט קחו הכל צעד אחד בכל פעם. אתה יכול פשוט להתחיל מלכתוב את כל התהליכים השונים המשמשים בכל מחלקה. משם עוברים למנהלי המחלקות ומקבלים מידע על איך התהליכים מתנהלים כיום.

לאחר מכן, זה אמור להתחיל להתברר אילו תחומים אתה צריך לשפר כדי לקבל את הפעילות העסקית האופטימלית ביותר. אל תיבהל. אתה יכול לעשות את זה!