כיצד ליצור זרימת עבודה באקסל

Microsoft Excel תהליכי עבודה הם דבר אמיתי שקיים. האם ידעת ש? אני לא. חשבתי שאקסל מיועד רק ליצירת תרשימים וגרפים, אבל זה נכון!

אתה יכול למעשה ליצור זרימות עבודה באמצעות Excel. וזה גם לא חייב להיות מסובך במיוחד. חשבתי שזה יהיה נורא קשה, אבל אפשר לעשות זרימת עבודה בסיסית על ידי ביצוע 15 שלבים פשוטים.

במאמר זה, אני הולך לפרק את השלבים של בניית זרימת עבודה של Excel יחד עם מה אתה יכול להשתמש בהם.

נדון גם אם זרימות העבודה של Excel הן באמת עדכניות בעולם זרימת העבודה המודרנית, ונראה כמה חלופות נהדרות.

בוא נלך!

מה זה זרימת עבודה?

כדי להתחיל, בואו נחזור ליסודות ונפרט מהי בעצם זרימת עבודה.

זרימת עבודה היא רצף של שלבים או משימות מחוברות זו לזו הדרושים להשלמת תהליך ספציפי או להשיג מטרה מסוימת. הוא מייצג את זרימת הפעילויות, המידע והמשאבים בתוך סביבת העבודה של ארגון או אדם.

זרימות עבודה נועדו לייעל ולהפוך משימות חוזרות או מורכבות לאוטומטיות, ולהבטיח שהעבודה מתקדמת ביעילות ובעקביות. הם מספקים מסגרת מובנית המגדירה את הסדר, התלות והאינטראקציות בין פעילויות שונות המעורבות בתהליך.

זרימות עבודה יכולות להיות ידניות או אוטומטיות, בהתאם למורכבות ולזמינות של כלים או תוכנות לתמיכה בתהליך. כלי אוטומציה, לרבות יישומי תוכנה או מערכות ניהול זרימת עבודה, יכולים לסייע באוטומציה וייעול משימות, תוך הפחתת מאמץ ידני וטעויות אנוש.

כיצד ליצור זרימת עבודה באקסל

יצירת זרימות עבודה עם Excel אינה פשוטה כמו שימוש בתוכנת זרימת עבודה מכיוון שהיא לא תוכננה להיות כלי זרימת עבודה, היא כלי גיליון אלקטרוני. עם זאת, עדיין יש דרכים אתה יכול להכין ואפילו להפוך זרימות עבודה לאוטומטיות באמצעות Excel, אז בואו נסתכל על התהליך שלב אחר שלב.

כניסה למנהל מערכת 365

שלב 1: זהה את זרימת העבודה

קבע את התהליך או המשימה הספציפית שאתה רוצה לייעל את השימוש באקסל . זה יכול להיות כל דבר מהזנת נתונים וניתוח לניהול פרויקטים או מעקב אחר מלאי.

שלב 2: הגדרת תשומות ויציאות

זהה את התשומות (נתונים, טפסים או משאבים אחרים) הנדרשים כדי להתחיל את זרימת העבודה ואת התפוקות הרצויות (דוחות, חישובים או הודעות) שאתה מצפה מהתהליך.

שלב 3: תכנן את השלבים

חלק את זרימת העבודה לשלבים או שלבים בודדים. שקול את הסדר והתלות של כל שלב. עבור זרימות עבודה מורכבות, ייתכן שיהיה עליך להשתמש בתרשימי זרימה או דיאגרמות כדי לדמיין את התהליך.

שלב 4: צור דפי עבודה

פתח חוברת עבודה חדשה של Excel וצור גליונות עבודה עבור כל שלב בזרימת העבודה שלך. תן שם לכל גליון עבודה באופן תיאורי כדי לייצג את מטרתו.

שלב 5: עיצוב טפסי הזנת נתונים

אם זרימת העבודה שלך כוללת שלב 6: הזן נתונים

התחל להזין נתונים בגיליונות העבודה או הטפסים המתאימים. בהתאם לזרימת העבודה שלך, ייתכן שיהיה עליך להזין נתונים באופן ידני או לייבא אותם ממקורות חיצוניים.

שלב 7: השתמש בנוסחאות ובפונקציות

נצל את הנוסחאות והפונקציות של Excel כדי להפוך חישובים, מניפולציה של נתונים וניתוח נתונים לאוטומטיים. השתמש בפונקציות כמו

• סְכוּם
• מְמוּצָע
• אם
• VLOOKUP

לביצוע חישובים ויצירת תפוקות רצויות.

שלב 8: החל עיצוב ועיצוב מותנה

עצב את הנתונים שלך כראוי כדי לשפר את הקריאות. השתמש בעיצוב מותנה כדי להדגיש תנאים או דפוסים ספציפיים בתוך הנתונים שלך.

שלב 9: צור הדמיות

מציע אקסל סוגי תרשימים שונים כדי לייצג את הנתונים שלך בצורה ויזואלית. צור תרשימים או גרפים כדי לסכם ולהציג מידע מפתח בצורה נגישה יותר.

זכור, זרימות עבודה ב-Excel יכולות לנוע בין פשוטות למורכבות. התחילו בתהליך פשוט והוסיפו מורכבות בהדרגה ככל שתכירו יותר את התכונות והיכולות של Excel. יש אפילו כמה תבניות שאתה יכול לבדוק !

מקרי שימוש בזרימת עבודה של Excel

Excel הוא כלי רב-תכליתי שניתן ליישם על מקרי שימוש שונים בזרימת עבודה בתעשיות ובפונקציות. להלן חמישה מקרי שימוש נפוצים שבהם זרימות עבודה של Excel יכולות לשפר משמעותית את היעילות ולייעל תהליכים:

הזנת נתונים וניתוח

Excel נמצא בשימוש נרחב עבור משימות הזנת נתונים וניתוח על ידי יצירת טפסי הזנת נתונים מובנים, יישום אימות נתונים ושימוש בנוסחאות ופונקציות. אתה יכול להפוך חישובים לאוטומטיים, לבצע ניתוח נתונים ולהפיק דוחות.

ניהול פרוייקט

Excel הוא כלי רב ערך לניהול פרויקטים, המאפשר לך לתכנן, לעקוב אחר התקדמות ולנהל נתונים הקשורים לפרויקט. אתה יכול ליצור תרשימי גנט, רשימות משימות וקווי זמן כדי לדמיין את לוחות הזמנים של הפרויקט.

יש לו עיצוב מותנה שניתן להשתמש בו כדי להדגיש אבני דרך, מועדים ונתיבים קריטיים. על ידי שילוב נתוני פרויקט עם נוסחאות ופונקציות, אתה יכול להפוך חישובים לאוטומטיים, לפקח על הקצאת משאבים ולעקוב אחר הוצאות הפרויקט.

תקציב ותכנון פיננסי

Excel משמש בדרך כלל עבור תהליכי עבודה של תקציב ותכנון פיננסי. ניתן ליצור תבניות תקציב מקיפות, לעקוב אחר הוצאות, לחזות הכנסות ולחשב יחסים פיננסיים.

הפונקציות המובנות שלו, כגון SUM, AVERAGE ו-IF, מאפשרות לך לבצע חישובים ולנתח נתונים פיננסיים. על ידי קישור גליונות עבודה ושימוש באימות הנתונים של Excel, אתה יכול להבטיח תכנון פיננסי מדויק ועקבי.

ניהול מלאי

עבור זרימות עבודה של ניהול מלאי, אתה יכול לעקוב ולנהל רמות מלאי, תנועות מלאי ולסדר מחדש נקודות. תכונת העיצוב המותנה יכולה להדגיש רמות מלאי נמוכות או תאריכי הזמנה חוזרת קרובים. על ידי שימוש בנוסחאות ופונקציות, אתה יכול להפוך חישובי מלאי לאוטומטיים, כגון הזמנה מחדש של כמות והערכת מלאי כולל.

משאבי אנוש

Excel הוא בעל ערך עבור זרימות עבודה של משאבי אנוש (HR), כולל ניהול נתוני עובדים, מעקב נוכחות, השתלבות עובדים והערכות ביצועים. ניתן להשתמש בו ליצירת מסדי נתונים של עובדים, רישום פרטים אישיים, מעקב אחר חופשות וחישוב שכר.

על ידי שימוש בנוסחאות ופונקציות, אתה יכול להפוך את חישובי הנוכחות לאוטומטיים, להפיק דוחות ולבצע ניתוח משאבי אנוש. ניתן להשתמש בפורמט מותנה כדי לזהות הערכות או דרישות הכשרה באיחור.

תכונות זרימת עבודה של Excel

להלן פירוט של כמה מהתכונות של Excel שכבר ראינו במקרי השימוש, יחד עם עוד כמה שימושים באמת:

הזנת נתונים ואימות

Excel מספק ממשק ידידותי להזנת נתונים. אתה יכול לעצב טפסי הזנת נתונים מותאמים אישית באמצעות התכונות של Excel כמו אימות נתונים, רשימות נפתחות והגבלות קלט. זה מבטיח שהנתונים המוזנים בחוברת העבודה פועלים לפי כללים ספציפיים או תואמים לקריטריונים מוגדרים מראש.

חישובים ונוסחאות

ניתן להשתמש בנוסחאות לביצוע פעולות אריתמטיות בסיסיות, לצבור נתונים, לבצע חישובים מותנים ועוד. ניתן להטמיע חישובים אלה בתוך זרימת העבודה שלך כדי ליצור תפוקות ולייעל תהליכים.

עיצוב מותנה

עיצוב מותנה מאפשר לך להדגיש תנאים או דפוסים ספציפיים בתוך הנתונים שלך. על ידי הגדרת כללים, תוכל לעצב באופן אוטומטי תאים על סמך הקריטריונים שאתה מגדיר.

זה יכול להיות שימושי לזיהוי חזותי של נתונים חשובים, שגיאות או מגמות, מה שמקל על ניתוח ופירוש המידע.

ניתוח נתונים

ישנם כלים שונים לניתוח נתונים, כגון PivotTables, Power Query ו-Power Pivot, המאפשרים לך לנתח ולשנות מערכי נתונים גדולים ביעילות. כלים אלה יכולים לעזור לך לסנן, למיין, לקבץ ולסכם נתונים כדי לחלץ תובנות משמעותיות.

לוגיקה מותנית ואוטומציה

הפונקציות והתכונות הלוגיות המותנות, כמו הצהרות IF, פונקציות מקוננות ופקודות מאקרו, מאפשרות לך להפוך תהליכים לאוטומטיים וליצור תהליכי עבודה של קבלת החלטות.

על ידי הגדרת לוגיקה מותנית, תוכל להורות לאקסל לבצע פעולות שונות על סמך תנאים ספציפיים. מאקרו, שנוצרו באמצעות VBA, מאפשרים לך להפוך משימות שחוזרות על עצמן לאוטומטיות ולבצע סדרה של פעולות בלחיצה אחת.

מדוע Excel אינו המקום הטוב ביותר ליצור זרימות עבודה

בעוד ש-Excel יכול להיות כלי שימושי עבור זרימות עבודה מסוימות, ישנן מגבלות שעשויות להפוך אותו לפחות מתאים לזרימות עבודה מורכבות או ניתנות להרחבה. להלן מספר סיבות לכך ש-Excel עשוי להיות לא הבחירה הטובה ביותר עבור זרימות עבודה בתרחישים מסוימים:

יכולת מדרגיות מוגבלת

המדרגיות של Excel מוגבלת על ידי גודל ומורכבות הנתונים ומספר המשתמשים הניגשים לחוברת העבודה.

מערכי נתונים גדולים או זרימות עבודה הכוללות חישובים נרחבים עלולים לגרום לבעיות ביצועים ולהאט את היישום. ככל שזרימת העבודה גדלה במורכבות ומספר המשתמשים עולה, Excel עשוי להיות פחות יעיל ונוטה יותר לשגיאות.

חוסר שיתוף פעולה בזמן אמת

בעוד ש-Excel מציע תכונות שיתוף פעולה, כגון חוברות עבודה משותפות ומעקב אחר שינויים, הוא אינו מיועד לשיתוף פעולה בזמן אמת. משתמשים מרובים אינם יכולים לעבוד בו-זמנית על אותה חוברת עבודה של Excel, וייתכן שעדכונים שנעשו על ידי משתמש אחד לא יהיו גלויים מיד לאחרים.

אוטומציה מוגבלת של זרימת עבודה

Excel מספק יכולות אוטומציה בסיסיות באמצעות נוסחאות, פונקציות ופקודות מאקרו. עם זאת, יצירת זרימות עבודה אוטומטיות מורכבות ומתוחכמות עשויה לדרוש כלים מתקדמים יותר או שפות תכנות.

יכולות האוטומציה של Excel לא יהיו מספיקות עבור זרימות עבודה הכוללות לוגיקה מותנית מורכבת, אינטגרציה עם מערכות חיצוניות או מניפולציה מורכבת של נתונים.

שלמות נתונים וסיכוני אבטחה

קבצי Excel יכולים להיות מועדים לבעיות שלמות נתונים, במיוחד כאשר משתמשים מרובים עובדים על אותה חוברת עבודה במקביל.

עריכה בו-זמנית, הפניות לא נכונות של נוסחאות או מחיקה בשוגג של נתונים עלולים להוביל לחוסר עקביות ושגיאות בנתונים. בנוסף, קבצים עשויים להיעדר תכונות אבטחה חזקות, מה שהופך אותם לפגיעים לגישה לא מורשית או לפרצות נתונים.

כיצד לסלק מזומן ועוגיות

חלופות לזרימות עבודה של Excel

אם זרימות העבודה של Excel עובדות טוב בשבילך, נהדר! אני לא כאן כדי להמטיר על המצעד שלך. אתה עושה מה אם הכי טוב לך ולצוות שלך. לך קדימה!

עם זאת, אם ניסיתם זרימות עבודה של Excel והם לא מתאימים לכם, שקול את החלופה הזו: תוכנה לניהול זרימת עבודה.

נגעתי בזה קצת בסעיף הראשון כשהגדרנו זרימות עבודה, אבל כדאי להסתכל קצת יותר מקרוב. Excel לא תוכנן לניהול זרימת עבודה. אמנם יש לו את היכולת לעשות את זה, אבל ההגדרה והתחזוקה שלו יכולה להסתבך ממש מהר.

תוכנת ניהול זרימת עבודה נועדה להפוך תהליכי עבודה של אוטומציה לבניית תהליכים מהירים וקלים. הם הרבה יותר ידידותיים למשתמש, מגיעים עם הרבה מאותן תכונות כמו Excel אך עם פחות הגדרה ידנית, והם מאפשרים שיתוף פעולה בזמן אמת.
Process Street הוא כלי זרימת עבודה מצוין שבו אתה יכול להשתמש במקום אקסל, ואם תרצה לראות אותו בפעולה ולחוות כמה זה שונה, הזמינו הדגמה בחינם! חבר בצוות ישמח להראות לך איך זה עובד וכיצד זה יכול לשפר את זרימות העבודה שלך.