הגדרה של ניהול תהליכים: מה זה ולמה אתה צריך את זה באופן מיידי

עסק יכול לתפקד במלוא הפוטנציאל שלו רק עם ניהול תהליכים נכון. אבל מהי ההגדרה בפועל של ניהול תהליכים?

מכיוון שעסקים רבים המירו לעבודה מרחוק במהלך מגפת 2020, הרבה ניהול תהליכים הפך גם לדיגיטלי. בזמן שהעובדים חזרו בסופו של דבר למשרדיהם, הנהלת התהליך מצאה בית חדש בענן.

עם השינוי הפתאומי והעניין בשכלול ניהול תהליכים, כדאי לעשות צלילה עמוקה אל מה זה בעצם ניהול תהליכים. וכחברה שבכנות, הרוויחה מהשינוי הזה, יש לנו הרבה מה לומר בעניין.

במאמר זה נגדיר ניהול תהליכים, נדבר על היתרונות והאתגרים שלו, וניתן לכם עצות כיצד ליישם אותו בעסק שלכם.

בסוף, אפילו נזרוק תבנית חינמית שתעזור לך להתחיל.

ההגדרה של ניהול תהליכים

אוקיי, אז מה זה בעצם ניהול תהליכים?

ניהול תהליכים - או ניהול תהליכים עסקיים (BPM) - היא הטכניקה המשמשת ארגונים לניתוח, אופטימיזציה, ניטור ובקרה של תהליכים עסקיים שונים.

כיצד לעצור את פתיחת Microsoft Edge בעת ההפעלה

עם BPM, חברות מסוגלות:

• אוטומציה של תהליכים חוזרים, כך שהם תמיד יפעלו בצורה חלקה
• נתח תהליכי העבר כדי לראות מה הלך נכון ומה לא
• עקוב אחר מדדים על פני תהליכים שונים
• בצע ניתוח סיכונים כדי להפחית סיכונים עתידיים
• מדידת יעילות באמצעות נתונים קודמים

למה להתעסק בניהול תהליכים?

BPM הוא משהו שכל ארגון צריך מכיוון שהוא עוזר לך להבין טוב יותר את העסק שלך.

באמצעות BPM, אתה יכול לנתח את כל התהליכים העסקיים שלך כדי למצוא חוסר יעילות ולהמציא פתרונות לתיקון ואופטימיזציה שלהם. זה גורם לפעולות היומיומיות להתנהל בצורה חלקה הרבה יותר ומשפר את ניהול המשאבים.

אבל אלה רק היתרונות הקטנים.

היתרונות האחרים של לעשות זאת הם עצומים. זה לא רק חוסך לארגון שלך זמן וכסף, אלא גם מאפשר לעסק שלך להגיב לדרישות הלקוחות והשוק הרבה יותר מהר.

היתרונות של הגדרה ברורה של ניהול תהליכים

הבנת ההגדרה של BPM פירושה שאתה יכול להבדיל אותו טוב יותר מניהול תוכניות ופרויקטים. הכרת ההבדל בין שלושת סוגי התהליכים פירושה שתוכל להשתמש בכולם ביעילות.

לקוח ספקטרום

עם BPM, חשוב לזכור שזה מיועד לתהליכים חוזרים בארגון שלך. אלו הם בדרך כלל תהליכים מתמשכים בתוך עסק ואין להם סוף ספציפי, כמו הצטרפות עובדים. זה הגורם המבדיל הגדול ביותר שלו.

ניהול פרויקטים הוא אספקת מוצר או שירות ספציפי. יש לזה התחלה וסוף ברורים. פרויקטים הם בדרך כלל דברים חד פעמיים שאינם חוזרים על עצמם, וצוות עשוי לעבוד רק על אחד בו-זמנית.

ניהול התוכנית נמצא איפשהו בין השניים האחרים. הוא עוסק בניהול התלות ההדדית בין פרויקטים שונים. כמו BPM, ניהול התוכניות בדרך כלל מתמשך, אך בניגוד ל-BPM, הוא אינו עוסק בתהליכים הקשורים לעסק בכללותו.

יתרונות השימוש בניהול תהליכים

ניהול תהליכים הוא היבט קריטי בכל פעולה עסקית, שמטרתו לשפר את היעילות, להפחית עלויות ולשפר את הביצועים הכוללים. להלן כמה יתרונות מרכזיים של שימוש בניהול תהליכים:

יעילות מוגברת

הטמעת ניהול תהליכים מאפשרת לארגונים לייעל את פעילותם, לבטל משימות מיותרות ולשפר את הפרודוקטיביות. עם תהליכים מוגדרים בבירור, העובדים יכולים לעבוד בצורה יעילה יותר, מה שמוביל לחיסכון בזמן ובעלויות.

שיפור מתמשך

על ידי שימוש בניהול תהליכים, עסקים יכולים לנטר ולהעריך באופן רציף את התהליכים שלהם כדי לזהות תחומי שיפור. זה מאפשר להם לבצע התאמות נחוצות, לייעל את זרימות העבודה ולשפר את הביצועים באופן שוטף.

שירות לקוחות משופר

בעזרת יעילות משופרת ותהליכים יעילים, ארגונים יכולים לספק שירות לקוחות טוב יותר. תהליכים כגון מילוי הזמנות, פתרון תלונות והכנסת לקוחות יכולים להיות סטנדרטיים וביצועים באופן עקבי, וכתוצאה מכך משפרים את זמן התגובה ושביעות רצון הלקוחות.

חיסכון עלויות

ניהול תהליכים עוזר לזהות צווארי בקבוק, יתירות וחוסר יעילות, ומאפשר לעסקים לייעל את הקצאת המשאבים שלהם ולהפחית עלויות. על ידי ביטול שלבים מיותרים ואוטומציה של תהליכים ידניים, ארגונים יכולים להשיג חיסכון משמעותי בעלויות.

קבלת החלטות משופרת

ניהול תהליכים מספק לעסקים נתונים ותובנות בזמן אמת על פעילותם. זה מאפשר להם לקבל החלטות מושכלות על סמך מידע מדויק, מה שמוביל לתוצאות עסקיות טובות יותר ולהשגת יעדים אסטרטגיים.

סוגי ניהול תהליכים

ניהול תהליכים יכול לעשות הרבה כדי לעזור לך להגיע ליעדים העסקיים שלך, אבל אתה צריך להכיר את הסוגים השונים כדי לדעת מה הכי מתאים לך.

ניהול תהליכים עסקיים

סוג זה של ניהול תהליכים מתמקד בשיפור תהליכים עסקיים וזרימות עבודה בין מחלקות או פונקציות שונות בארגון. מטרתו היא לייעל תהליכים, לשפר את היעילות ולהתאים אותם ליעדים אסטרטגיים. תוכנה לניהול תהליכים עסקיים היא דרך מצוינת לעזור לך להקים מערכת לניהול תהליכים.

ניהול פרוייקט

ניהול פרויקט כולל תכנון, ביצוע ומעקב אחר פרויקט ספציפי כדי להשיג יעדים ספציפיים במסגרת זמן מוגדרת. היא מבטיחה שפרויקטים מועברים בזמן, במסגרת התקציב ועומדים בתקני האיכות הרצויים.

ניהול זרימת עבודה

ניהול זרימת עבודה מתמקד בתיאום ואופטימיזציה של משימות, פעילויות ואישורים בתוך תהליך מוגדר. זה מבטיח שהעבודה מנותבת ביעילות, עמידה בלוחות זמנים וכל השלבים הדרושים הושלמו.

ניהול תוכנה

ניהול תוכניות כולל ניהול פרויקטים קשורים מרובים כמאמץ מתואם להשגת יעדים ארגוניים. זה כרוך בפיקוח על התכנון, הביצוע והניטור של פרויקטים מרובים והבטחת התאמתם ליעדים האסטרטגיים.

אוטומציה של תהליכים רובוטיים (RPA)

RPA כולל שימוש ברובוטים או בוטים של תוכנה כדי להפוך משימות חוזרות ומבוססות כללים לאוטומטיות. מטרתו היא לשפר את היעילות, הדיוק והמהירות על ידי הפחתת התערבות ידנית ומזעור שגיאות.

כיצד לחנך את הצוות שלך על ההגדרה של ניהול תהליכים

חברי הצוות רגישים יותר לשינויים ממה שמנהלים רבים נוטים לתת להם קרדיט. עם זאת, לעתים קרובות מדי, BPM נתקל בגישה מסוג מוגדר ושכח. יש מעט מאוד שינוי.

כשזה מגיע לחינוך הצוות שלך על ההגדרה של ניהול תהליכים, הגישה שלך חשובה יותר מהאופן שבו אתה מנסח את ההגדרה. שאל את עצמך את זה:

• מדוע אני רוצה שהצוות שלי יידע את ההגדרה של ניהול תהליכים?
• איך הצוות ירוויח מהכרת ההגדרה?
• מה הציפיות שלי מהצוות לאחר שנדון ב-BPM?
• האם אני רוצה את הרעיונות של הצוות שלי, או שאני רק רוצה שהם ידעו מה זה BPM באופן כללי?

אם אתה רק רוצה שהצוות שלך יידע מה זה BPM, כנראה שהגישה שלך היא לא הנכונה.

חברי הצוות שלך הם אלה שעובדים עם תהליכים מבוססים מדי יום, והם כנראה כבר יודעים מה ניתן לשפר. כאשר אתה מציג ניהול תהליכים לצוות שלך, זו צריכה להיות דרך עבורך לפתוח את קו התקשורת הזה עם הצוות שלך.

הם צריכים להיות נוחים לבוא אליכם עם הרעיונות שלהם לשיפור תהליכים מנקודה זו ואילך. תמיד צריך להקשיב לרעיונות שלהם.

הוגדרו מודלים לניהול תהליכים עסקיים

בניית מודלים של ניהול תהליכים עסקיים היא פעולת ייצוג התהליכים של ארגון כך שניתן יהיה לנתח אותם, לשפרם ולעשות אוטומטים.

כל הרעיון של מודלים של BPM הוא שיהיה ייצוג פיזי של תהליך ערוך באופן הגיוני לכל מי שמסתכל עליו, בין אם זה מהנדסים או בעלי עניין. תחשוב על זה כמו מפת חשיבה.

דוגמאות למודלים לניהול תהליכים

הדרך שבה אתה מתכנן את התהליכים העסקיים שלך תלוי בך, אבל יש כמה מודלים מבוססים שיעזרו לך להתחיל.

היא: 300750

תרשימי זרימה

כנראה הדגמים הידועים ביותר, תרשימי זרימה פשוטים וקלים להכנה. רק על ידי שימוש במגוון צורות המחוברות בחצים, אתה יכול בקלות להדגים כיצד חלקים מסוימים בתהליך זורמים לתוך אחר.

אלה בדרך כלל עובדים הכי טוב עבור תהליכים פשוטים או פישוט מסובכים יותר.

סימון מודלים של תהליכים עסקיים

מושג התהליכים העסקיים (BPMN) ממפה תהליכים עסקיים באמצעות סימון גרפי. נוצר על ידי קבוצת ניהול אובייקטים (OMG), המטרה של BPMN היא להפוך אפילו את התהליכים העסקיים המורכבים ביותר למובנים לכל אחד בצוות, ממפתחי תוכנה ועד אנליסטים עסקיים.

למעשה אתה יכול ללמוד כיצד ליצור BPMN בחינם האתר של OMG אם זה הדגם שאתה רוצה ללכת איתו.

תרשימי גאנט

תרשימי גנט נוצרו על ידי מהנדס המכונות האמריקני הנרי גאנט והם קיימים כבר יותר מ-100 שנים. תרשימים אלה משמשים בצורה הטובה ביותר עבור תהליכים רגישים לזמן, שכן הם משתמשים בסורגים כדי לעקוב אחר מועדים של משימות או פרויקטים מסוימים.

תרשימי גנט הם עוקבים וקלים מאוד להבנה. יש סיבה טובה שהם עדיין בשימוש נפוץ היום.

דיאגרמות זרימת נתונים

דיאגרמות זרימת נתונים (DFDs) מאפשרות לך לדמיין זרמי נתונים. DFDs פועלים כמו תרשימי זרימה אבל בדרך כלל יש מפתח גדול בהרבה כדי לעזור לשמור על הצורות והצבעים השונים ברורים ומאורגנים.

אלה עוזרים כדי שתוכל לראות כיצד הנתונים זורמים בתוך תהליך ובין תהליכים גם כן. הם בדרך כלל טובים יותר לצוות שלך ולא לבעלי עניין מכיוון שהם יכולים להיות קצת מפותלים בהתאם לכמות הנתונים המיוצגים.

איך אתה מבטל ב-word

הטמעת מערכת ניהול תהליכים

יישום מערכת ניהול תהליכים, אפילו עבור תהליכים בודדים, לא חייב להיות מסובך. פשוט בצע את השלבים הבאים:

הגדירו בצורה ברורה את המטרות והיעדים

זה יספק את הבסיס לזיהוי התהליכים הקריטיים שיש לנהל ולשפר. על ידי הבטחת התאמה בין מערכת ניהול התהליך לבין האסטרטגיה העסקית הכוללת, ארגונים יכולים לתעדף את המאמצים שלהם ולקבל החלטות טובות יותר לגבי אופטימיזציה של תהליכים.

מפה את התהליכים הקיימים

זה כרוך בתיעוד השלבים, התשומות, התפוקות ובעלי העניין המעורבים בכל תהליך. תרגיל מיפוי התהליכים מספק ייצוג חזותי של רצף הפעילויות ומסייע בזיהוי צווארי בקבוק פוטנציאליים, חוסר יעילות ויתירות בתהליכים.

זיהוי הזדמנויות שיפור

זה נעשה על ידי הערכת היעילות, האפקטיביות והביצועים של כל תהליך. ניתן להגדיר מדדי ביצועים מרכזיים (KPIs) כדי למדוד את הצלחת התהליכים ולעקוב אחר התקדמות לקראת יעדי שיפור.

ייעל את התהליכים

ניתן להשיג שיפור תהליכים באמצעות מגוון גישות, כגון:

• ביטול שלבים מיותרים
• אוטומציה של משימות ידניות
• הגדרה מחדש של תפקידים ואחריות
• יישום שיטות עבודה מומלצות מתקנים בתעשייה

על ידי ניטור וניתוח רציפים של התהליכים, ארגונים יכולים לזהות תחומי אופטימיזציה וליישם שינויים כדי להניע את היעילות.

אתגרים בהטמעת מערכת ניהול תהליכים חדשה

הטמעה של מערכת ניהול תהליכים חדשה יכולה לבוא עם חלק ניכר מהאתגרים. להלן כמה מהמכשולים הנפוצים שארגונים עשויים להיתקל בהם במהלך תהליך זה:

התנגדות לשינוי

הטמעת מערכת ניהול תהליכים חדשה דורשת לעתים קרובות שינוי בהלך הרוח ושינויים בתהליכי עבודה מבוססים. התנגדות לשינוי יכולה להגיע מעובדים שהתרגלו לתהליכים קיימים ועשויים להסס לאמץ דרכי עבודה חדשות.

חוסר רכישה

הטמעה מוצלחת של מערכת ניהול תהליכים מסתמכת על תמיכה ורכישה מבעלי עניין מרכזיים. אם מקבלי ההחלטות והמנהיגים לא מבינים עד הסוף את היתרונות או רואים את הערך במערכת, זה יכול להיות מאתגר להשיג את התמיכה והמשאבים הדרושים.

כיצד לשנות מילה לרקע לבן

משאבים מוגבלים

הטמעת מערכת חדשה דורשת השקעה בטכנולוגיה, הדרכה ומשאבים. תקציבים מוגבלים או אילוצי משאבים יכולים להציב אתגרים במונחים של רכישת הכלים הדרושים והקצאת האנשים הנכונים להניע את תהליך היישום.

ניהול נתונים

הטמעת מערכת ניהול תהליכים כרוכה לרוב באיסוף וניתוח של כמויות גדולות של נתונים. ניהול וארגון נתונים אלה ביעילות יכול להיות אתגר, במיוחד אם לארגונים אין תהליכי ניהול נתונים יעילים.

אינטגרציה עם מערכות קיימות

ייתכן שלארגונים כבר יש מערכות וכלים מבוססים, ושילוב מערכת ניהול התהליכים החדשה עם מערכות קיימות אלו עשויה להיות משימה מורכבת. הבטחת אינטגרציה חלקה וזרימת נתונים חלקה בין מערכות שונות יכולה להוות אתגרים.

תבניות ניהול תהליכים

עיין בפוסט בבלוג שלנו על תהליכים חיוניים עבור צוותי משאבי אנוש. לפעמים עדיף ליישם תחילה BPM בצוותי משאבי אנוש, והפוסט הזה מכיל 60 תבניות חינמיות שהצוות שלך יכול לנסות.

אם אתה מתקשה להחליט איזה מהם לנסות קודם, אני ממליץ על זה:

כיצד לייעל את מערכת ניהול התהליך שלך

אופטימיזציה של מערכת ניהול התהליך שלך עוסקת בהקמת מערכת של שיפור מתמיד.

שיפור מתמיד פירושו לעולם לא להתיישב. אין זה עובד נהדר, בואו נשאיר את זה כמו שהוא, אלא גישה של, זה עובד נהדר, אבל האם יש דרך לעשות את זה אפילו טוב יותר?

יש לנו פוסט שלם בבלוג מלא עצות כיצד להשתמש שיפור מתמיד כדי לייעל תהליכים אם אתה רוצה ללמוד יותר.