אוליבר פיטרסון 6 ביולי 2022 פעילות עסקית שיפור מתמיד ללא איסוף נתונים הוא כמו נהיגה בשטח ללא שלטים או מפה.
איסוף נתונים חיוני לביצוע שיפורים מכיוון שבלעדיו אין הוכחה אמיתית לבעיה כלשהי שקיימת מלכתחילה.
למה אתה עושה שיפורים? האם זו באמת בעיה, או שאתה סתם מעוות מתסכול ברגע זה?
כן, התסכול שלך יכול לתת לך רמזים לגבי מהי בעיית השורש, אבל הסתמכות על הרגשות שלך בלבד לא תיתן לך תוצאות מדויקות בטווח הארוך.
זה המקום שבו איסוף נתונים יכול לעזור. ניתן להשתמש בתכונת ה-Analytics שלנו כדי לצייר תמונה אובייקטיבית וחסרת פניות של המצב הנוכחי של כל תהליך נתון ולעזור להדגיש תחומים פוטנציאליים שניתן לשפר.
אז בואו נתחיל במעבר על 5 שלבי השיפור המתמידים שלנו לאופטימיזציה של תהליכים:
- שלב 1: זהה את התהליך שיש לשפר
- שלב 2: הערכת יעילות וקביעת שיפורים
- שלב 3: הטמעת שיפורים בתהליך
- שלב 4: בדוק ועקוב אחר התהליך המעודכן
- שלב 5: מטב את התהליך באמצעות אוטומציה
שלב 1: זהה את התהליך שיש לשפר
אף תהליך אינו מושלם, אבל יש כאלה שעשויים לגרום לך בעקביות לבעיות. זה המקום שבו אתה צריך להתחיל.
שים לב לתהליך המבזבז את הזמן והמשאבים שלך ושל הצוות שלך לרוב.
לאחר מכן תצטרך להבין את התהליך במלואו על ידי מענה על השאלות הבאות:
- מה מטרת התהליך?
- מתי זה מתחיל ונגמר?
- מהן הפעילויות הפרטניות בתהליך?
- באילו מחלקות/עובדים מדובר?
- איזה מידע מועבר בין השלבים?
התשובות לשאלות אלו אמורות לעזור להדגיש את כל המרכיבים המרכיבים את התהליך ולהבהיר כיצד לגשת בצורה הטובה ביותר לאופטימיזציה שלו, החל מהמטרות הספציפיות שהתהליך הזה מנסה להגיע אליהן.
למה כדאי לתעד את התהליכים שלך
לפני שנמשיך, חשוב לשאול את עצמך: כמה טוב תיעוד התהליך שלי?
אולי אתה יודע אילו תהליכים יש לעדכן, אבל אלא אם כן יש לך תיעוד תהליכים ברור, שיפור מתמיד הוא בלתי אפשרי בעצם.
איך אני יוצר רשימת תפוצה של Outlook
שיפור מתמיד עובד רק אם אתה יכול להסתכל איך משהו עבד קודם, ולהשוות אותו לשינויים שביצעת. לאחר כתיבה ברורה של תיעוד תהליך נגיש היא הדרך הטובה ביותר להקל על שיפור מתמיד.
שלב 2: הערכת יעילות וקביעת שיפורים
כעת, לאחר שסידרת את התהליך שלך, הגיע הזמן להעריך את יעילותו ולקבוע אילו שיפורים יהיו האופטימליים ביותר.
התחל ברישום החוזקות והחולשות של התהליך. זה יעזור לך להבין מה עובד ומה לא, והיכן ניתן לבצע שיפורים.
ייתכן שתגלה שחלק מהמשימות אפילו אינן נחוצות כלל כדי לעמוד ביעד הסופי. אם אתה נתקל בזה, שקול לאחד חלק מהמשימות הללו, או אפילו להיפטר מהן על הסף. תמיד עדיף שיהיה תהליך תמציתי וענייני ולא תהליך שעשוי להיות מסובך מדי או מבולבל במה שהוא מנסה להשיג.
שלב 3: הטמעת שיפורים בתהליך
אם התהליך שלך מתועד היטב, או טוב יותר, אתה משתמש בתוכנה לניהול תהליכים, משימה זו צריכה להיות קלה כמו לעבור בתהליך שלך שלב אחר שלב ולבצע שינויים תוך כדי.
שיטה מומלצת לשיפור מתמיד היא לחזור על גרסאות חדשות של תהליך בכל פעם שאתה מבצע שינויים. זה עוזר למנוע שבירת דברים ומקל על מעקב והשוואת נתונים בין גרסאות שונות של תהליך, כך שתוכל לקבוע במדויק אם שינויים הם באמת שיפורים או לא.
טיפ נוסף הוא לנהל יומן פשוט של כל שינוי שתבצע בכל איטרציה, כך שקל יותר לשתף ידע ולהבטיח שכולם מבינים אילו שינויים בוצעו, על ידי מי ומתי.
שלב 4: בדוק ועקוב אחר התהליך המעודכן
בדיקה חשובה, בראש ובראשונה כדי לוודא שלא שברתם שום דבר. הפעל את התהליך, באופן אידיאלי בתנאים הקרובים ביותר לעולם האמיתי ככל שתוכל, וודא שהכל עובד כמצופה.
שקול את המטרה הסופית של התהליך - האם זה עדיין מושג?
לאחר שקבעת ששיפורי התהליך פונקציונליים, תוכל להתחיל לאסוף נתונים כדי להעריך את הצלחת השינויים.
שימוש ב-Process Street Analytics
היכולת לראות את הביצועים של התהליכים שלך, הצוות שלך או הלקוחות שלך היא קריטית כדי להבין אם השינויים שביצעת באמת יעילים יותר או לא.
מידע כמו התקדמות המשימות והרצות זרימת עבודה אקטיביות/הושלמו יכול לעזור לך לאתר צווארי בקבוק ולקבל תחושה כיצד הצוות שלך מגיב לשינויים.
לחץ כאן למידע נוסף על תכונת ה-Analytics של Process Street.
שלב 5: מטב את התהליך באמצעות אוטומציה
בשלב זה, בעצם סיימת. זיהית ויישמת שיפורים, ואתה אמור להיות מסוגל לעקוב אחר השינויים הללו לאורך זמן כדי להעריך את ההצלחה.
אבל אם ברצונך ללכת צעד נוסף ולהפיק את המרב מתוכנת ניהול זרימת העבודה שלך, הגיע הזמן לשקול אילו משימות (אם בכלל) יכולות להיות אוטומטיות.
ראשית - רק כדי להרחיק את זה מהדרך - אם אתה משתמש בנייר, כמעט בוודאות תראה רווחי יעילות אם תעבור לניהול תהליכים דיגיטליים.
כיצד לאפס את הדואר האלקטרוני של Outlook
לשארכם, אם אתם מעבירים נתונים בין אפליקציות (הוספת קבצי Dropbox ידנית ל-Google Drive, למשל), כדאי שתראו אם תוכלו לבטל משימות ידניות עם אחת מהאוטומציות המקוריות שלנו.
כדאי גם לבדוק את Zapier, Power Automate ו Make.com מכיוון שיש שם המון אוטומציות זמינות.
מה חשבת על 5 שלבי השיפור המתמידים שלנו? יש לך עצות שאולי השארנו בחוץ? ספר לנו בתגובות למטה!
