כיצד להעביר קבצים ב-SharePoint

סקירה כללית של ניהול קבצי SharePoint

מוכן לנהל קבצים ב-SharePoint? אין בעיה!

כדי להעביר אחד: לחץ על הלחצן …, בחר 'העבר אל', בחר את ספריית/תיקיית/אתר היעד ואשר.

מרכז ניהול 365

להעביר מרובים? בחר את כולם ולאחר מכן בצע את אותו תהליך.

לעזרה במציאת קבצים? השתמש בסרגל החיפוש של SharePoint!

שמור על התוכן שלך מאורגן על ידי מחיקה קבועה של קבצים לא רצויים או מיושנים. טיפ מקצוען: השתמש במטא נתונים ובתיוג לחיפושים עתידיים קלים יותר.

בוא נזוז!

העברת קבצים בתוך ספריות SharePoint

העברת קבצים בספריות SharePoint

כדי להעביר קבצים בתוך ספריות SharePoint, בצע את השלבים הקלים הבאים:

1. בחר את הקבצים שברצונך להעביר : בחר את הקבצים שברצונך להעביר על ידי בחירתם באמצעות סמן העכבר.
2. לחץ על העבר : לאחר שבחרת את הקבצים, עבור לשורת הפקודות ולחץ על כפתור העבר.
3. בחר את היעד שלך : חלון מוקפץ ייפתח. בחר את תיקיית היעד שאליה ברצונך להעביר את הקבצים שלך ולחץ על כפתור העבר.

בנוסף, ייתכן שתרצה לשקול ליצור מבנה תיקיות המבוסס על צרכי הפרויקט או המחלקה שלך. זה מאפשר ארגון גדול יותר וניהול קל יותר של קבצים. אתה יכול גם להגדיר הרשאות לשלוט בגישה לקבצים שלך, ולאפשר רק לאנשי רשות מורשה לגשת אליהם ולשנותם. על ידי ביצוע הצעות אלה, תוכל לשפר את חוויית SharePoint שלך ולשמור על הקבצים שלך מסודרים ומאובטחים.

בחירת קבצים להעברה ב-SharePoint היא כמו לנסות לבחור איזה ילד לשמור מבניין בוער, אלא עם הרבה פחות היקשרות רגשית.

כיצד לבחור קבצים להעברה

בחירת קבצים להעברה בתוך ספריות SharePoint יכולה להיות קלה. לשם כך, פתח את ספריית המסמכים ובחר את הקבצים שברצונך להעביר. הנה מדריך בן 3 שלבים :

1. סמן את תיבת הסימון ליד כל קובץ.
2. ל בחר מספר פריטים , החזק את Ctrl לחוץ ולחץ על כל קובץ.
3. סמן את תיבת הסימון לפני תווית השם כדי לבחור את כל הפריטים בבת אחת.

זכור, בחירת פריטים רבים מדי עלולה להשפיע על ביצועי המערכת. אז, בחר רק את מה שצריך. בעת העברה או העברה של קבצים ב-SharePoint, אל תמחק אותם מהמיקום המקורי שלהם עד שאתה בטוח שהם הועברו בהצלחה. ודא שגם ההרשאות נשמרות.

לסיכום, הבנת שיטות עבודה מומלצות להעברת מסמכים ב-SharePoint תחסוך זמן ותבטיח שכל הנתונים מועברים ללא תקלות.

זה מדהים מיקרוסופט לא ציפה SharePoint להצליח כמו שהוא היום כשהושק לראשונה בשנת 2001. זה היה אמור להיות כלי פשוט לניהול מסמכים, אבל ארגונים ראו את הפוטנציאל שלו והשתמשו בו כמרכז שיתוף פעולה. אתה לא צריך עוזר אישי כדי להעביר קבצים ב-SharePoint 'פשוט גרור ושחרר!

כיצד להעביר קבצים בשיטת גרירה ושחרור

העבר מסמכים במהירות בשיטת גרירה ושחרור! להלן מדריך בן 6 שלבים:

1. פתח את אתר SharePoint שלך. עבור אל ספריית המסמכים.
2. לחץ על הקובץ שברצונך להעביר.
3. החזק את לחצן העכבר לחוץ וגרור אותו.
4. סימן פלוס ירוק מציין שאתה מעביר את הקובץ.
5. שחרר את לחצן העכבר כדי לשחרר אותו למיקומו החדש.
6. הקובץ שלך נמצא כעת במקום החדש שלו!

אתה יכול גם להעביר מספר קבצים בבת אחת. פשוט בחר אותם לפני שתגרור אותם.

אם אינך מוצא את התיקיה או הספרייה, השתמש בפונקציית החיפוש של SharePoint - היא עוזרת לאתר תיקיות ספציפיות במהירות.

ארגן את המסמכים שלך עם מוסכמות שמות ברורה. כך תוכלו לזהות ולקבץ בקלות קבצים דומים.

כיצד להעביר קבצים באמצעות הפקודה העבר אל

1. בחר את הקובץ או התיקיה שברצונך להעביר.
2. לחץ על לעבור ל לחצן בחלק העליון של הספרייה שלך.
3. בחלון הקופץ, בחר לאן להעביר אותו.
4. נְקִישָׁה מהלך לזוז לעבור .
5. עבור אל ספריית היעד וודא שהיא שם.

זה כזה פשוט! על ידי כך, אתה יכול בקלות לשמור על המסמכים שלך מאורגנים ונגישים.

לקחת הערה: כאשר אתה מעביר קובץ או תיקיה, כל המטא נתונים הקשורים מגיעים גם. זה אומר שכל מידע רלוונטי נשאר עם המסמך שלך.

ראוי לציין: ל-Microsoft SharePoint יש למעלה מ-190 מיליון משתמשים בשנת 2021, מה שהופך אותה לאחת ממערכות ניהול התוכן הארגוניות הפופולריות ביותר הזמינות. אילו רק החיים האמיתיים היו קלים כמו הפקודה Move To של SharePoint!

כיצד להעביר קבצים באמצעות הפקודה העתק ל

ה העתק אל הפקודה היא הדרך ללכת להעברת קבצים מהירה וקלה בתוך ספריות SharePoint! הנה איך זה עובד ב 4 שלבים פשוטים :

1. בחר את הקובץ או התיקיה שברצונך להעביר.
2. לחץ על העתק אל לחצן בסרגל הכלים.
3. בחר את ספריית היעד או התיקיה.
4. נְקִישָׁה בסדר ובם! צפו בקובץ או בתיקייה שלכם טלפורטים למיקומם החדש.

הערה: העתק אל תיצור כפיל של הקובץ או התיקיה שלך במקום להעביר אותו בשלמותו. זה אומר אין אובדן נתונים במהלך תהליך ההעברה .

טיפ מקצועי : אם אתה רוצה גישה אחרת, נסה את לעבור ל פקודה. זה גם יעשה את העבודה!

העברת קבצים בין ספריות SharePoint

העברת מסמכים על פני ספריות SharePoint שונות

העברת קבצים בין ספריות SharePoint היא משימה נפוצה עבור מנהלי SharePoint. חיוני לדווח שמשתמשי SharePoint יכולים להעביר מסמכים בין ספריות בכמה שלבים פשוטים.

1. בחר את המסמך או המסמכים שברצונך להעביר.
2. עבור אל 'כרטיסיית קבצים' . משם, בחר בלחצן 'העבר אל' בקבוצת הפקודות.
3. בחר את ספריית היעד מהרשימה הנפתחת של הספריות הזמינות.

פרט ייחודי אחד שכדאי לזכור הוא ש-SharePoint אינו מסיר את המסמך המקורי מספריית המקור. זה רק מעתיק את הקובץ לספריית היעד. זה יתרון אם אתה רוצה לשמר את ההיסטוריה של המסמך.

בנימה דומה, ראוי לציין שכאשר SharePoint יצאה לשוק לראשונה, היא זכתה לשבח כמוצר מהפכני שישנה את האופן שבו אנו מאחסנים ומשתפים מסמכים. SharePoint הפכה מאז למרכיב מכריע בארגונים רבים ברחבי העולם, ומסייעת ביוזמות שיתופיות, ניהול מסמכים וארגון.

בחירת הספריות הנכונות היא המפתח, מכיוון שהעברת קבצים לתיקיית המתכונים של אמא שלך תהיה מתכון לאסון.

כיצד לבחור את ספריות המקור והיעד

בחירת ספריות מקור ויעד ב-SharePoint יכולה להיות מרתיעה. אבל, עם השלבים הנכונים זה יכול להיעשות במהירות! הנה 5 שלבים פשוטים לבחירת ספריות המקור והיעד שלך:

1. היכנס ל-SharePoint ואתר את ספריית המסמכים עם הקבצים להעברה.
2. תיבות סימון לצד הקבצים שברצונך להעביר.
3. למצוא את ה לעבור ל לחצן ולחץ עליו.
4. יופיע חלון - דפדף בספריות המסמכים של האתר עד שתמצא את המיקום הרצוי.
5. ואז, הכה זוז לכאן , וסיימת!

אם אתה מעביר כמויות גדולות של קבצים בבת אחת, זה עלול להאט את המערכת או לגרום לשגיאות. נסה קבוצות קטנות יותר במקום זאת.

בדיוק כמו בחירת תלבושת לאירוע, בחירת ספריות SharePoint להעברת קבצים דורשת שיקול דעת מדוקדק. אחד מעמיתיי העביר פעם חוזים חשובים לספרייה הלא נכונה, מה שגרם לאיבוד זמן ופרודוקטיביות. הקפד לעקוב אחר ההוראות שלנו כדי למנוע תקלות כאלה! לבסוף, דרך להעביר קבצים מבלי להזיע - אלא אם כן, כמובן, תזיז את המחשב.

כיצד להעביר קבצים באמצעות הפקודה העבר אל

העברת קבצים בספריות SharePoint יכולה להיות פשוטה עם המעבר לפקודה. כך:

1. בחר את הקבצים.
2. לחץ על לעבור ל לַחְצָן.
3. בחר את ספריית היעד.
4. בחר תיקיות משנה בתוך הספרייה.
5. מכה מהלך לזוז לעבור ומחכה לאישור.

אל תשכח את זה קישורים והרשאות לא יועברו אוטומטית למקום החדש. אם אתה מעביר הרבה קבצים, זה עשוי לקחת קצת זמן. אז, ודא שיש לך רמות הרשאות מתאימות למשתמש וקישוריות לרשת . לדוגמה, חברה אחת העבירה מספר קבצים חיוניים אך התרשלה בעדכון קישורים והרשאות. זה גרם לבלבול בקרב הצוות שלהם עד שהם ביקשו עזרה מ-IT.

על ידי ביצוע שלבים אלה, כל אחד יכול בקלות ובמהירות להעביר קבצים בין ספריות SharePoint ללא בעיות או עיכובים.

העתק לפקודה: שכן כאשר גרירה ושחרור היא פשוט רגילה מדי!

כיצד להעביר קבצים באמצעות הפקודה העתק ל

העתק אל היא דרך קלה להעביר קבצים בין ספריות SharePoint. כך:

1. בחר את הקבצים שברצונך להעביר על ידי סימון התיבה שליד שמותיהם.
2. לחץ על העתק אל כפתור בראש העמוד.
3. בתוך ה עותק תיבת דו-שיח, בחר בחר יעד .
4. עיין ובחר את ספריית היעד.
5. נְקִישָׁה עותק לסיים.

זכור, אם אתה מסמן את התיבה 'הזז תוכן אם רלוונטי' , אז הקובץ יוסר מהמיקום המקורי. המטא-נתונים, הגרסאות וההרשאות המשויכים גם הם יועברו.

טיפ מקצועי: קודם כל גבה קבצים חשובים או בדוק אותם עם מסמכים לא חיוניים. ודא שלמשתמשים יש זכויות גישה לשתי הספריות כדי שיוכלו להציג ולערוך תוכן ללא קושי.

למה לא ליהנות מההתרגשות שבהעברת קבצים בין אתרי SharePoint במקום לצאת לחופשה לחוצה?

העברת קבצים בין אתרי SharePoint שונים

פסקה 1:

העברת קבצים בין אתרי SharePoint יכולה להתבצע בצורה חלקה על ידי ביצוע שלבים פשוטים. עם השלבים האלה, אתה יכול להעביר קבצים בין אתרים בתוך דקות.

סעיף 2:

1. ראשית, אתר את קובץ היעד שברצונך להעביר על ידי ניווט לאתר SharePoint בו הוא נמצא כעת.
2. לאחר איתור, בחר את הקובץ ולחץ על 'ÄúCopy'Äù כפתור מהסרגל העליון.
3. נווט אל אתר SharePoint היעד ולחץ על 'הדבק' לחצן מהסרגל העליון כדי להעביר את הקובץ.

סעיף 3:

בתהליך העברת קבצים בין אתרי SharePoint, חשוב לציין שכל הרשאות המשתמש, המטא נתונים והיסטוריית הגירסאות המשויכות לקובץ נשמרים, מה שהופך את התהליך לחלק ונוח לכל המשתמשים.

סעיף 4:

e עם מבטא במקלדת

טיפ מקצועי: בזמן העברת קבצים בתוך SharePoint, רצוי לשמור על מבנה קבצים המאפשר ניווט קל בין אתרים. זה מקל על תהליך איתור הקבצים וחוסך זמן.

בחירת אתרי המקור והיעד המושלמים ב-SharePoint היא כמו לקטוף מחט מערימת שחת, אבל עם כיסוי עיניים.

כיצד לבחור את אתרי המקור והיעד

בחירת אתרי המקור והיעד שלך ב-SharePoint היא צעד מרכזי בעת העברת קבצים ביניהם. בואו נראה איך עושים את זה!

1. זיהוי אתר המקור - פתח את אתר SharePoint, לחץ על סמל גלגל השיניים ובחר מידע על אתר. רשום את כתובת האתר של האתר.
2. בחר את אתר היעד - פתח אתר SharePoint אחר ובצע את שלב 1 כדי לשמור את כתובת האתר שלו.
3. בדוק את ההרשאות שלך - ודא שיש לך גישה לשני האתרים לפני שתתחיל.
4. גישה לקבצים - אתר את הקבצים שברצונך להעביר על ידי חקירת ספריית המסמכים של כל אתר או שימוש בחיפוש.
5. העבר קבצים - לאחר בחירת הקבצים הדרושים, לחץ על האפשרות העבר אל בכרטיסייה קבצים, ולאחר מכן בחר את יעד היעד מבורר האתרים של SharePoint.

זכור שקישורי קבצים ומטא נתונים עלולים ללכת לאיבוד בעת העברת קבצים בין אתרים ב-Sharepoint. אז זה חכם לעדכן את כל הרכיבים הקשורים שוב עבור ניווט קל ושימוש במסמכים ממקורות שונים.

תגידו שלום להעברות קבצים מייגעות - המעבר לפקודה הופך את מעבר אתרים ב-SharePoint לפשוט!

כיצד להעביר קבצים באמצעות הפקודה העבר אל

הפקודה Move to מקלה על העברת קבצים בין אתרי SharePoint. בצע את השלבים הבאים:

1. נווט אל ספריית המסמכים או הדף שמכיל את הקובץ שברצונך להעביר.
2. בחר את הקובץ.
3. בֶּרֶז 'לעבור ל' בסרט בראש המסך ובחר את אתר היעד.
4. הקובץ שלך יהיה כעת בביתו החדש.

הערה: ניתן להעביר בשיטה זו רק מסמכים וקבצים אחרים המאוחסנים ישירות בספריית מסמכים של SharePoint. לא ניתן להעביר קבצים מצורפים.

אם יש בעיות כלשהן או שאתה זקוק לעזרה, פנה למנהל ה-SharePoint שלך.

בעת העברת קבצים בין אתרי SharePoint, זכור:

• הגדר הרשאות מתאימות הן לאתרי המקור והן לאתרי היעד.
• בדוק אם יש לעקוב אחר תהליכי עבודה או תהליכים עסקיים לפני המעבר.
• בדוק תחילה קבצים לא קריטיים - זה ימנע מחיקות בשוגג.

השימוש במעבר לפקודה יעיל להעברת קבצים בין אתרי SharePoint. עם השלבים והשיטות המומלצות האלה, אתה יכול להפוך את התהליך לחלק וללא מתח. העברת קבצים בין אתרי SharePoint מעולם לא הייתה פשוטה יותר - נסה את הפקודה Move to עוד היום!

כיצד להעביר קבצים באמצעות הפקודה העתק ל

ה העתק אל הפקודה אידיאלית להעברת קבצים בין אתרי SharePoint. כך:

1. בחר את הקבצים שברצונך להעביר מספריית המסמכים.
2. לחץ על העתק אל פקודה על הסרט.
3. בחר את המיקום או האתר שאליו ברצונך להעביר את הקבצים שלך ולחץ על העתק.
4. הודעת אישור תופיע לאחר שהקבצים יועברו בהצלחה.

שים לב: עלולה להופיע הודעת אזהרה אם אתה מעביר קבצים בין דומיינים של SharePoint. ודא שגם לאתר היעד יש את ההרשאות הנכונות, אחרת אתה עלול להיתקל בבעיות הקשורות להרשאות.

לאחרונה, אחד מחברי הצוות שלי העביר את כל תיעוד הפרויקט שלו לתיקייה הלא נכונה. המלצתי על העתק אל הפקודה, שבה השתמשנו כדי לפתור את הבעיה במהירות ובדייקנות. אם אתה צריך להעביר מסמכים בין תיקיות או אתרים, פקודה זו היא לעזר רב!

טיפים להעברת קבצים מוצלחת ב-SharePoint

טיפים להבטחת העברת קבצים מוצלחת ב-SharePoint

SharePoint הוא כלי רב עוצמה המאפשר למשתמשים לאחסן, לארגן ולשתף נתונים בעלי ערך. אם אתה מתכנן להעביר את הקבצים שלך לפלטפורמת SharePoint, עליך להבטיח שתהליך העברת הקבצים יהיה חלק ומוצלח. להלן שלושה טיפים להבטיח העברת קבצים מוצלחת וללא שגיאות ב-SharePoint:

1. תכנן והכין: לפני תחילת תהליך ההגירה, חיוני לעשות זאת לתכנן ולהכין . נתח את הנתונים שלך וערוך רשימה של קבצים להעברה. ודא שיש לך את ההרשאות הנדרשות להעברת הקבצים. יתר על כן, צור גיבוי של הנתונים הקיימים כדי להיות בטוח שבמקרה של שגיאות בלתי צפויות; עדיין יש לך גישה לנתונים המקוריים.
2. בחר את הכלים הנכונים: SharePoint מציע מספר כלים להעברת קבצים. בחר כלי העונה על הדרישות שלך ומספק את התכונות הדרושות . זכור שייתכן שחלק מהכלים לא יהיו תואמים לסוגי קבצים מסוימים או שיש להם מגבלות על מספר הקבצים המועברים. לכן, חשוב לבחור את הכלים הנכונים.
3. מבחן הגירה: בדיקת תהליך ההגירה לפני ביצוע ההגירה בקנה מידה מלא היא קריטית. אתה יכול לבדוק את התהליך על ידי העברת כמה קבצים ובדיקת המבנה והתוכן שלהם ב-SharePoint. בדיקה מאפשרת לך לזהות שגיאות או בעיות פוטנציאליות שיש לטפל בהן לפני ההעברה בקנה מידה מלא .

זה חיוני להבטיח שהנתונים יישארו שלמים לאורך תהליך ההגירה. SharePoint מציע תכונות שונות כמו ניהול גרסאות, סוגי תוכן ומטא נתונים כדי להגן על שלמות הנתונים. על ידי בחירה בתכונות אלה, אתה יכול להבטיח שהנתונים יישארו מאובטחים ומאורגנים.

מעט תכנון והכנה יכולים להפחית משמעותית את הסיכויים לשגיאות וזמני השבתה בעת העברת קבצים ל-SharePoint. שמירה על טיפים אלה ונקיטת אמצעי זהירות יכולים לעזור לך להשיג הגירה מוצלחת מבלי לפגוע בנתונים היקרים שלך.

הידעתם שתהליך ההגירה דורש תכנון וביצוע קפדניים? משתמשים רבים נתקלו בכשלים בהעברה עקב שגיאות בשלב התכנון. דוגמה אחת כזו היא חברה שהעבירה נתונים קריטיים ל-SharePoint ללא גיבוי, וכתוצאה מכך אובדן מידע בעל ערך. לפיכך, חיוני לתכנן את תהליך ההגירה ולשמור גיבוי של הנתונים המקוריים כדי למנוע תקלות כאלה.

למה לתקן קישור שבור כשאתה יכול פשוט להעמיד פנים שזה היה מכוון ולקרוא לזה 'אמנות היפר-קישור'?

כיצד להימנע מקישורים שבורים

קישורים שבורים יכולים לגרום לתסכול ובלבול עבור משתמשי SharePoint. כדי להתחמק מזה, השתמש ב-6 הטיפים הבאים:

• בחר בכתובות URL יחסיות במקום בכתובות אתרים מוחלטות
• נצל כלים להפניה מחדש של כתובות אתרים כמו שכתוב כתובת URL
• תקן קישורים לאחר העברת קבצים
• השתמש לעתים קרובות בכלי בודק קישורים כדי לבדוק קישורים שבורים
• צור דפי שגיאה מותאמים אישית
• מקווה לא למחוק או להעביר קבצים המקושרים לקבצים או דפים אחרים

התריע מראש למשתמשים על כל שינוי או עדכונים. טיפ מקצוען: עקוב אחר הניתוחים של האתר שלך ועקוב אחריהם באופן קבוע כדי למצוא קישורים שבורים באופן מיידי.

שומר על הרשאות קבצים ב-SharePoint? זה כמו לנסות להחזיק חתול בכובע - קשה לעשות, אלא אם כן אתה יודע את התרגיל.

כיצד להבטיח שהרשאות הקובץ נשמרות

שמירה על הרשאות קבצים במהלך העברת SharePoint היא חיונית . כדי להבטיח זאת, הנה 6 שלבים :

1. רמות הרשאת מסמך עבור כל קובץ/תיקיה במערכת המקור.
2. צור את אותן קבוצות ומשתמשים בסביבת היעד.
3. הקצה את אותן רמות הרשאה.
4. בדוק את רמות ההרשאה לפני ההעברה.
5. העבר קבצים/תיקיות תוך שמירה על רמות הרשאה ייחודיות.
6. אשר שההרשאות נשארות מדויקות לאחר ההעברה.

קל לפגיעות הרשאות להתעורר במהלך ההגירה. לכן, בדוק ואמת את רמות ההרשאה לאורך התהליך.

חברה עברה לאחרונה ל-Microsoft 365 וחוותה בעיות גישה לא מורשית עקב הרשאות משתמש שגויות. אנשי IT נאלצו לחזור על כל הנתונים שהועברו ולהחיל מחדש הרשאות, מה שגרם לעיכובים בתהליכים העסקיים. זה מדגים עד כמה חשוב לתכנן ולבצע העברת קבצים של SharePoint עם מידע רגיש - במיוחד כדי לשמור על הרשאות משתמש בצורה מדויקת.

היסטוריית גרסאות הקובץ: עקוב אחר כל הטעויות וההצלחות שלך!

כיצד לשמור על היסטוריית גרסאות הקבצים במהלך ההעברה

שמור על היסטוריית הגרסאות שלך בעת העברת קבצים ל-SharePoint! הנה מה לעשות:

1. ודא שניהול גרסאות מופעל הן בספריות המקור והן בספריות היעד.
2. כלול את כל ספריית המקור בהגירה.
3. השתמש בכלי הגירה התומך בהעברת היסטוריית גרסאות.

אם תעביר או תשנה שמות של קבצים מחוץ לספרייה המקורית שלהם במהלך ההעברה, היסטוריית הגרסאות תאבד. כדי למנוע זאת, שימו לב למיקום הקובץ ולמוסכמות השמות.

גַם, לגבות את כל הקבצים לפני ההגירה. זה יעזור אם משהו ישתבש במהלך ההעברה.

אז, לצאת עם הישן ולהיכנס עם החדש - אלא אם כן אתה אגרן שאוהב את התקליטון של שנות ה-90 שלהם!

שיטות עבודה מומלצות לניקוי קבצים ישנים לאחר ההעברה

שומר על סביבת SharePoint שלך? ניקוי קבצים ישנים לאחר ההגירה הוא חיוני. זה עוזר לצוות שלך לעבוד בצורה יעילה יותר, ובנוסף משפר את החוויה הכוללת. הנה איך לעשות את זה:

1. מצא קבצים כפולים. השתמש בכלים כמו SharePoint Manager או Powershell כדי לאתר אותם. מחק בזהירות - אל תמחק מסמכים קריטיים!
2. ארכיון קבצים ישנים. העבר מסמכים מיותרים למצב שמור בארכיון - תצוגה בלבד, ללא עריכות.
3. בדוק אם יש קבצים שאינם בשימוש. חפש מסמכים שלא ניגשו אליהם במשך זמן רב. הסר אם לא רלוונטי.
4. שמור קבצים חשובים. שמור את המסמכים הנדרשים על פי חוק, תקני ציות, תוכניות המשכיות עסקית.
5. השתמש במטא נתונים וחיפוש. החל תגיות מטא נתונים כדי לשפר את החיפוש. משתמשים יכולים למצוא מידע שהם צריכים.
6. לתקשר עם מחזיקי עניין. ספר להם על תוכנית ניקוי ולמד שיטות עבודה מומלצות לארגון קבצים.

בנוסף, השתמש בדוחות/ניתוחים כדי לבקר באופן קבוע נתונים בתוך SharePoint כדי לנטר את בריאות הסביבה.

אה, ובדיוק: מיקרוסופט מצהירה שלא ניתן להעביר מחברות OneNote דרך SharePoint! זה לקח לחברה אחת יומיים של בדיקה להבין. לכן, הקפד לקרוא בין השורות עם אינטגרציות טכנולוגיות.

אז לא תזדקק לאינספור הפעלות קידוד עם קפה או לילות ללא שינה!

סיכום

להעברת קבצים יעילה ב-SharePoint, חיוני להבין את היסודות. הכירו את ה תצוגת ספריית מסמכים ולנצל גרירה ושחרור כלים כדי להפוך את התהליך לפשוט יותר. כמו כן, צור תיקיות בתוך SharePoint לארגון קל וחיפושי מסמכים מהירים יותר.

שים לב לזה העברת קבצים עשוי להשפיע על הרשאות או קישורים בין מסמכים. רצוי להעתיק את המסמכים למקום חדש לפני מחיקתם מהתיקייה המקורית שלהם.

השתמש ב-SharePoint היסטוריית גרסאות תכונה. זה נותן רשת ביטחון למחיקות או שינויים בשוגג במהלך תהליך ההעברה. זה גם מאפשר שחזור של גרסאות קודמות של מסמכים במידת הצורך.

לסיכום, העברת קבצים ב-SharePoint דורשת התייחסות מדוקדקת ותשומת לב לפרטים. עם תכנון ושימוש נכון בתכונות הזמינות, התהליך יכול להיות יעיל וקל עבור המשתמשים.

שאלות נפוצות

1. כיצד אוכל להעביר קבצים ב-SharePoint?

פשוט בחר את הקובץ או הקבצים שברצונך להעביר, לחץ על הלחצן העבר אל ובחר את תיקיית היעד מהתפריט הנפתח. לחלופין, אתה יכול לגרור ולשחרר קבצים מתיקיה אחת לאחרת.

2. האם אוכל להעביר קבצים בין אתרי SharePoint שונים?

כן, אתה יכול להעביר קבצים בין אתרי SharePoint שונים כל עוד יש לך את ההרשאות הדרושות. פשוט בחר את הקובץ או הקבצים שברצונך להעביר ובחר את אתר היעד מהתפריט הנפתח העבר אל.

3. האם אוכל לבטל העברת קובץ ב-SharePoint?

איך משנים שפה במילה

כן, אתה יכול לבטל העברת קובץ ב-SharePoint על ידי לחיצה על כפתור בטל שמופיע לאחר העברה מוצלחת. ניתן גם להזיז את הקובץ בחזרה למיקומו המקורי.

4. כיצד אוכל להעביר מספר רב של קבצים ב-SharePoint?

אתה יכול להעביר מספר רב של קבצים ב-SharePoint על ידי בחירת קבצים מרובים בו-זמנית באמצעות מקש Shift או Ctrl, או על ידי לחיצה על תיבת הסימון בכותרת של רשימת הקבצים. לאחר מכן תוכל להעביר את כל הקבצים שנבחרו למיקום הרצוי.

5. מה קורה לקישורי קבצים לאחר שאני מעביר קבצים ב-SharePoint?

קישורי קבצים יתעדכנו אוטומטית לאחר מעבר מוצלח ב-SharePoint. עם זאת, מומלץ לבדוק את הקישורים כדי לוודא שהם פועלים כמצופה לאחר המעבר.

6. מה עלי לעשות אם אין לי את ההרשאות הדרושות להעברת קבצים ב-SharePoint?

אם אין לך את ההרשאות הדרושות להעברת קבצים ב-SharePoint, עליך לפנות למנהל האתר או למחלקת ה-IT כדי לבקש את ההרשאות הנדרשות.