כיצד ליצור זרימת עבודה ב-SharePoint

סקירה כללית של זרימת עבודה של SharePoint

זרימת עבודה של SharePoint יכולה לפשט תהליכים עסקיים עם אוטומציה. זה עוזר לעקוב אחר נהלים, לנהל משאבים ולהעביר ידע. זמינים זרימות עבודה מוכנות מראש כמו תהליכי אישור וניהול בקשות. אבל התאמה אישית של זרימות עבודה עם Power Automate יכולה לעזור לארגונים להפיק מזה אפילו יותר.

כדי ליצור זרימת עבודה ב-SharePoint:

1. עבור אל האתר שאליו ברצונך להוסיף את זרימת העבודה.
2. נווט לדף הגדרות האתר.
3. בחר 'תכונות אתר' מתפריט 'פעולות אתר'.
4. לחץ על 'צור זרימת עבודה במעצב SharePoint'.

מעצב SharePoint מאפשר לך להתאים אישית היבטים של זרימת עבודה באופן ויזואלי. לפקוח עין על תנאים שמתחילים את זרימת העבודה ולהקצות משימות לאנשים אחראיים. כדי להפיק את המרב מאוטומציה, השתמש בתבניות Power Automate כדי לפשט תהליכים.

הפוך את זרימת העבודה לקלה עם טיפים אלה להתקנה של SharePoint!

הגדרת זרימת עבודה ב-SharePoint

כדי להגדיר זרימת עבודה ב-SharePoint עם יעדים מוגדרים ותהליך ומשתתפים מזוהים, עליך לבצע את השלבים הנכונים. בחלק זה, נדון בקצרה בתתי הסעיפים של הגדרת יעדים לזרימת העבודה, זיהוי התהליך והמשתתפים, עיצוב שלבים ופעולות של זרימת עבודה ויצירת תבניות זרימת עבודה. שלבים אלה יספקו פתרון מקיף ליצירת זרימת עבודה ב-SharePoint.

הגדרת יעדים עבור זרימת העבודה

כדי להבטיח הצלחה ב SharePoint , מטרות חייבות להיות מוגדרות בבירור. המטרות צריכות להיות מציאותיות ולהתמקד בצרכי הארגון. שלב את משתמשי הקצה בשלב מוקדם בהגדרת מדדי KPI או מדדי הצלחה אחרים. בנוסף, בטיחות וביטחון יש לקחת בחשבון.

טיפ מקצועי: ודא שכל מחזיקי העניין מעורבים בהקמת יעדים כדי להשיג רכישה ולשמור על כולם על המסלול. לתבל את עבודת הבילוש של זרימת העבודה SharePoint !

זיהוי תהליך ומשתתפים

זהה את התהליך ואת המשתתפים כדי לגרום לזרימת העבודה שלך לפעול בצורה חלקה ב-SharePoint. קבע את השלבים הנדרשים ומי יהיה חלק מכל שלב. תקשורת טובה עם כל המעורבים תשפר את התהליך, תפחית טעויות ותיצור אחריות.

צעדים מרכזיים להשגת זה:

1. הקצאת תפקידים ואחריות.
2. עירבו את בעלי העניין כדי שכולם ידעו את המשימות שלהם ויוכלו לתרום.
3. הגדר מסגרת למעקב אחר אבני דרך ולמדוד התקדמות.

סקור את זרימת העבודה באופן קבוע. אמת את התהליך וחפש הזדמנויות שיפור. ביקורות מפקחים מראות שקיפות בין העובדים.

ל הַצלָחָה:

• לזהות התהליך והמשתתפים
• הקצה תפקידים ואחריות
• עקוב אחר אבני דרך ולערב את בעלי העניין ביצירת תהליכים ובבדיקתם

קבל את רצף הפעולות המושלם עם מדריך שלב אחר שלב.

תכנון שלבים ופעולות של זרימת עבודה

בעת תכנון זרימת עבודה, להגדיר את המטרה ולקבוע את התוצאה הרצויה . לאחר מכן זהה את המשימות האישיות ומי יהיה אחראי עליהן. תאר את האישורים, הביקורות וההודעות בכל שלב. בנה ובדוק את זרימת העבודה .

זכור זאת משאבים, לוחות זמנים וסיכונים כולם משפיעים על העיצוב. עזרנו ללקוח עם תהליכים ידניים לא יעילים במחלקת הנהלת החשבונות שלו על ידי יצירת זרימות עבודה מותאמות לצרכיו. זה חסך זמן וכסף, עם דיוק מוגבר בכל שלב - וכתוצאה מכך חיסכון של אלפי דולרים בשנה! אז בואו ניגש לארגון - הגיע הזמן להיות אשף זרימת עבודה!

יצירת תבניות זרימת עבודה

יצירת תבניות זרימת עבודה היא חובה לדעת לכל מנהל SharePoint. זה ממכן תהליכים, חוסך זמן והגברת היעילות. הנה מה לעשות:

כיצד להסיר את ההתקנה של Microsoft Edge

1. עבור אל פעולות אתר> הגדרות אתר> תבניות אתר.
2. לחץ על צור מתבנית אתר קיימת ובחר תהליך זרימת עבודה.
3. מלא פרטים כגון שם, תיאור ושם קבוצה. לאחר מכן לחץ על אישור.
4. התאם אישית את התבנית על ידי הוספת תנאים או פעולות.
5. פרסם את התבנית והשתמש בה במספר אתרים.

זכור, יצירת תבנית זרימת עבודה דורשת הבנה טכנית של SharePoint Designer או Visual Studio . אבל, יש המון משאבים מקוונים עם הדרכה שלב אחר שלב.

ל-SharePoint יש גם תכונה נהדרת שבה משתמשים יכולים לעקוב אחר שינויים במסמכים . כאשר גרסה חדשה של קובץ נשמרת בספרייה או רשימה מאושרת, א הודעת עדכון באימייל של תבנית זרימת עבודה נשלח למשתמשים נבחרים.

בשנת 2013, מיקרוסופט הקלה עוד יותר על הטמעת תהליכים אוטומטיים עם זרימות עבודה לשימוש חוזר . זה הופך את יצירת תבניות זרימת העבודה לניתנות להרחבה יותר ומצמצם משימות עבור מנהלי מערכת.

התחלת זרימת עבודה ב-SharePoint היא כמו הפעלת משימות אוטומטיות עם מכונה משומנת היטב!

התחלת זרימת עבודה ב-SharePoint

כדי להתחיל זרימת עבודה ב-SharePoint עם סעיפי המשנה של הפעלה, ניטור ומעקב אחר התקדמות וטיפול בחריגים ושגיאות, בצע את השלבים הבאים. ראשית, הפעל זרימת עבודה באמצעות אפשרויות התפריט של SharePoint. לאחר ההשקה, עקוב אחר ההתקדמות באמצעות תכונת הניטור והמעקב. לבסוף, היה מוכן לטפל בכל חריג או שגיאה שעלולים להתעורר במהלך התהליך.

הפעלת זרימת עבודה

השקת זרימת עבודה ב-SharePoint היא דרך קלה להפוך משימות מייגעות לאוטומטיות! להלן 5 שלבים פשוטים כדי להתחיל:

1. פתח את אתר SharePoint שבו יש להפעיל את זרימת העבודה
2. עבור אל הרשימה או הספרייה המכילה את המסמכים שיש לעבוד עליהם
3. לחץ על 'זרימת עבודה' מתפריט הסרט ולאחר מכן על 'הוסף זרימת עבודה'
4. בחר תבנית, התאם אותה אישית והגדר אותה כך שתתאים לצרכים שלך
5. סקור את ההגדרות ולחץ על 'סיום' כשתסיים

SharePoint בולט ביכולתה להתאים אישית את זרימות העבודה כך שיתאימו לדרישות עסקיות ייחודיות! בנוסף, משתמשים שאינם טכניים יכולים להפעיל בקלות זרימות עבודה עם תכונות ידידותיות למשתמש.

יש להחדרה של זרימות עבודה ל-SharePoint חולל מהפכה באופן שבו עסקים פועלים . לשילוב הזה יש העצים ארגונים להשתלט של התהליכים שלהם, מה שמוביל לפריון טוב יותר ולשיפור הרווחים. אוטומציה של משימות גם משחררת את העובדים להתמקד בפונקציות הליבה העסקיות, מה שמביא לתוצאות טובות יותר. התעלמות מהתקדמות זרימת העבודה היא כמו נהיגה עם כיסוי עיניים - זה מתכון לאסון!

ניטור ומעקב אחר התקדמות זרימת העבודה

חיוני לעקוב מקרוב אחר זרימת העבודה של SharePoint כדי לוודא שהכל מתנהל בצורה חלקה. אל תתנו למשימות או למועדים לחמוק ולהאט את התהליך. נסה את הטיפים הבאים כדי לנטר ולעקוב אחר התקדמות זרימת העבודה:

1. קבל התראות באימייל כאשר משימות ניתנות או סיימו.
2. עיין ברשימת המשימות של זרימת העבודה עבור משימות שהוקצו והסטטוסים שלהן.
3. התאם אישית תצוגות ב-SharePoint כדי לעקוב אחר משימות עם מסננים.
4. בנו לוח מחוונים עם מדדי KPI, כגון שיעור השלמה, שיעור איחור וכו'.
5. ייצא נתונים מרשימות SharePoint ל-CSV לניתוח נוסף.

יתר על כן, בדוק את היסטוריית זרימת העבודה כדי להבין כיצד כל מהלך משפיע על התהליך. עם ניטור בזמן אמת, אתה יכול לזהות בעיות או מחסומים במהירות. זכור את העצות האלה כשאתה מתחיל זרימת עבודה חדשה ב-SharePoint.

דווח כי Microsoft SharePoint משמש את רוב העסקים באמריקה . בעיות זרימת עבודה יכולות להוות מכשול - אבל אתה יכול להתגבר עליהן בטיפול נכון!

טיפול בחריגים ושגיאות של זרימת עבודה

כאשר מתעוררות חריגות ושגיאות בזרימת העבודה, שיטות מהירות ואסטרטגיות חיוניות ליעילות התהליך. הנה א מדריך בן 6 שלבים לניהולם :

1. בדוק דוחות מצב של זרימת עבודה כדי לזהות את מקור הבעיה.
2. השהה את זרימת העבודה אם יש צורך לבצע שינויים נדרשים.
3. ערוך את זרימת העבודה כדי לתקן בעיות.
4. הפעל מחדש את זרימת העבודה המתוקנת כדי לראות אם היא פועלת בצורה חלקה.
5. בדוק את היומנים החדשים שנוצרו אם עדיין יש בעיות.
6. בקש עזרה מצוות תמיכת IT אם שום דבר אחר לא עובד, או שקול לחזור לגרסה קודמת של זרימת העבודה.

אפילו מעט חריגים או שגיאות עלולות להצטבר עם הזמן ולגרום לעיכובים. לכן, הבנה מפורטת של כל נושא היא המפתח לצמצום.

צוותי מיקרוסופט התמודדו עם בעיות בתהליכי העבודה שלהם לפני כמה שנים. הם זיהו שרשורים לא מסודרים לאורך זמן כמקור. הם השתמשו בטכניקות דומות לאמור לעיל ופתרו את הבעיה. על ידי הבנת הבעיות הללו ונקיטת פעולה מהירה, נוכל לחסוך זמן ולהבטיח דיוק טוב יותר.

מוכן להתאים אישית את זרימות העבודה של SharePoint? שים את חליפת הכוח שלך ופנה לעניינים!

התאמה אישית של זרימות עבודה ב-SharePoint

כדי להתאים אישית זרימות עבודה ב-SharePoint בקלות, שימוש במעצב חזותי, הרחבת זרימות עבודה עם מעצב SharePoint ושילוב זרימות עבודה עם יישומי צד שלישי הם הפתרונות עבורך. סעיפי משנה אלה יעזרו לך בהתאמות אישיות של זרימת העבודה שלך, ויעניקו לך את היכולת להרחיב את זרימות העבודה ולחבר אותה עם יישומים אחרים ליעילות טובה יותר ללא כל טרחה.

שימוש ב-Visual Designer עבור התאמה אישית של זרימת עבודה

מעצב חזותי ב-SharePoint מאפשר לך להתאים אישית זרימות עבודה כדי להפוך תהליכים עסקיים לאוטומטיים. זה מציע גרור ושחרר תכונות כדי להוסיף פעולות, תנאים ולולאות. אתה יכול להתאים אישית זרימות עבודה סטנדרטיות או ליצור משלך לחלוטין.

התאמה אישית מאפשרת לעסקים לענות על הצרכים הייחודיים שלהם. אתה יכול ליצור טופס משימה מותאם אישית עם טפסי InfoPath או HTML , נותן יותר שליטה על קלט המשתמש. ועוד, התראות באימייל ניתן להגדיר להשלמת תהליכים.

מיקרוסופט מאפשרת גם אינטגרציה של שירותי צד שלישי כמו מערכות Dropbox או CRM כגון Salesforce באמצעות פעולות מותאמות אישית. SharePoint REST API מספק את היכולת לעצב פעולות מותאמות אישית להשיג נתונים ממקורות חיצוניים.

טיפ מקצועי: התאמה אישית של זרימות עבודה היא המפתח לענות על הצרכים העסקיים שלך ולשפר את הפרודוקטיביות על ידי אוטומציה של משימות שחוזרות על עצמן. הקפד לבדוק את זרימות העבודה שלך במהלך שלבי הפיתוח, כדי למנוע שגיאות כלשהן בסביבת הייצור.

שים את השכמייה שלך ופתח את עוצמת העל של מעצב SharePoint ‚Äì זה הבחירה שלך כדי לקחת את זרימות העבודה לשלב הבא.

הרחבת זרימות עבודה עם SharePoint Designer

התאמה אישית של זרימות עבודה ב-SharePoint? אפשר לעשות איתו בקלות מעצב SharePoint ! כלי זה מרחיב זרימות עבודה שנבנו מראש ומאפשר לך ליצור תהליכים מותאמים אישית המתאימים לעסק שלך. כדי לשנות זרימות עבודה קיימות, פשוט פתח את התוכנית ובחר את זו שברצונך לשנות. השתמש בכלי הגרירה והשחרור החזותיים או בתצוגת הקוד כדי להוסיף ולהסיר שלבים. כמו כן, הוסף פעולות כמו מיילים או משימות, ותנאים הדורשים קלט משתמש או תוצאות מסוימות.

בנוסף, עם SharePoint Designer, אתה יכול ליצור זרימות עבודה מותאמות אישית מאפס. הוא כולל תבניות לתהליכי ביזנס נפוצים כמו אישור מסמכים או דוחות הוצאות. התאם אישית את התבניות האלה כדי שיתאימו לצרכים העסקיים שלך והן ייצרו אוטומטית הודעות דוא'ל והקצאות משימות מתשומות המשתמשים.

טיפ מקצועי: לטיפים נוספים ותמיכה בהתאמה אישית של זרימות עבודה, עיין במדריכי לימוד מקוונים וקהילות המוקדשים ל-SharePoint Designer. מי צריך חברים כשאתה יכול פשוט לשלב את זרימות העבודה שלך עם יישומי צד שלישי?!

שילוב זרימות עבודה עם יישומי צד שלישי

מלבד המחברים הסטנדרטיים, יש אפליקציות המספקים בחינם או בתשלום 'זרימות עבודה' להרחיב ולהפוך את התהליך לאוטומטי. לדוגמה, המחבר של DocuSign יכול לשמש לניתוב אוטומטי של חוזים לחתימה בין אנשים שונים, באמצעות הספריות והרשימות של SharePoint.

בחירה אפליקציה של צד שלישי לאינטגרציה? דברים שיש לקחת בחשבון: מדרגיות, עלות-תועלת וקלות שימוש. העדיפו אחד עם מערכת אקולוגית פעילה ועדכונים שוטפים .

שינוי שפה במסמך word

עיצוב וניהול תהליכי עבודה? זה כמו רעיית חתולים . אלא שהחתולים הם למעשה עמיתים לעבודה עם דעות מגוונות.

שיטות עבודה מומלצות לתכנון וניהול זרימת עבודה

כדי להבטיח את הגמישות והמדרגיות, יש ליישם אבטחה והרשאות, ולשמור על ביצועי זרימת עבודה ואופטימיזציה תוך יצירת זרימת עבודה ב-SharePoint. אלה כמה שיקולים חשובים שעליך לזכור בעת תכנון וניהול זרימות עבודה. בחלק זה, נדון בשיטות העבודה המומלצות לתכנון וניהול זרימת עבודה, ונחקור בקצרה את היתרונות של כל אחד מתתי הסעיפים הללו.

הבטחת גמישות ומדרגיות

גמישות ומדרגיות הם המפתח בתכנון וניהול זרימת עבודה. מערכות חייבות להיות מסוגלות להסתגל לשינויים בעומס העבודה, בתהליכים ובטכנולוגיה. זרימות עבודה מודולריות חלק משימות מורכבות לרכיבים קטנים יותר כדי להקל עליהן להוסיף, להסיר או לשנות. אוטומציה חשוב גם עבור מדרגיות. פתרונות מבוססי ענן יכול לספק משאבי מחשוב לפי דרישה. כדי לייעל את היעילות, סקור ועקוב אחר מדדי ביצועים. על 40% מהמפעלים יאמצו תוכנת RPA עד 2023 - תוך שימת דגש על הצורך באוטומציה בתכנון זרימת העבודה. זכור - ה מערכת האבטחה הטובה ביותר כל כך מסובך שאתה לא זוכר את הסיסמה שלך!

יישום אבטחה והרשאות

אבטחה והרשאות הן המפתח לתכנון והפעלה של תהליכי עבודה טובים. כדי להגן על המידע, חשוב להגדיר אמצעי אבטחה ששומרים על נתונים רגישים ומפסיקים גישה לא מורשית. להלן 6 שלבים שיסייעו לך ביישום אבטחה והרשאות כראוי:

1. מיקום נתונים רגישים : התחל במציאת כל המידע שזקוק להגנה. זה יכול לכלול מידע פיננסי או נתוני לקוחות.
2. להבין את רמות הגישה : החלט אילו קבוצות משתמשים זקוקות לשליטה מלאה על סוגי נתונים מסוימים, ואילו קבוצות דורשות גישה מוגבלת בלבד.
3. מתן הרשאות על סמך תפקידים : הקצה תפקידים לכל קבוצת משתמשים, תוך החלטה מה הם יכולים לעשות בתוך מערכת זרימת העבודה.
4. הטמעת מדיניות סיסמאות : ודא שלכל המשתמשים יש סיסמאות מאובטחות העומדות בדרישות, כגון מחרוזות אלפאנומריות או תווים מיוחדים.
5. יצירת כללים לשיתוף קבצים : צור קווים מנחים ברורים לשיתוף קבצים בתוך הארגון שלך. החלט מי יכול לשתף מסמך, וכיצד להגביל את שיתוף הקבצים על סמך אזור, אזור זמן וכו'.
6. שימוש ביומני פעילות : עקוב אחר כל פעולות זרימת העבודה שננקטו על ידי משתמשים באמצעות יומנים או ביקורת, כדי שתוכל לסקור פעילויות אם נראה שמשהו לא בסדר או אם משהו רע קורה.

זה גם חיוני לתת לחברי הצוות הדרכה לגבי פרוטוקולי האבטחה הטובים ביותר. למד אותם כיצד לזהות בעיות פוטנציאליות כמו הודעות דיוג, הורדות זדוניות, החלפת סיסמאות באופן קבוע וכו'.

לבסוף - תהליכי אישור חייבים להיות מוגדרים היטב. חשוב שיהיו הנחיות קפדניות של מנהיגות מכיוון שהאישורים עולים בשרשרת - זה מונע ממישהו עם כוונות רעות לשבור את הפרוטוקול בגלל פרצות.

על ידי ביצוע שלבים אלה, חברות יכולות להגן על הנתונים הרגישים שלהן ולהגביר את האחריות. אפילו עיצוב זרימת העבודה הטוב ביותר לא יכול לפצות על מנהל שמאמין ש'מיקרו-ניהול' הוא מילה נרדפת ל'מנהיגות יעילה'.

שמירה על ביצועי זרימת עבודה ואופטימיזציה.

כדי לשמור על ביצועים ואופטימיזציה, יש לבצע ניתוח ושיפור תהליכים באופן קבוע . להגדיר ולפקח מדדי ביצועים מרכזיים (KPI) כדי למצוא צווארי בקבוק. גם כלי אוטומציה וסטנדרטיזציה של נהלים יכולים לעזור.

תקשורת ושיתוף פעולה בין חברי הצוות חיוניים . יש לבצע מפגשי הדרכה כדי שאנשים ידעו את תפקידיהם וכל שינוי חדש בזרימת העבודה. משוב מלקוחות או לקוחות צריך להיכלל באופטימיזציה של זרימת העבודה. זה עוזר להתאים זרימות עבודה כדי לשרת אותם טוב יותר.

McKinsey & Company's מחקר מראה שאופטימיזציה של זרימות עבודה יכולה להביא עלייה של 30% בפריון .

שאלות נפוצות

ש: מהי זרימת עבודה ב-SharePoint?

ת: זרימת עבודה ב-SharePoint היא סדרה של שלבים אוטומטיים שעוזרים לייעל תהליכים ומשימות עסקיים. זה כרוך בדרך כלל בהעברת מסמכים, משימות או פריטים בין משתמשים או קבוצות לצורך אישור, סקירה או עריכה.

ש: כיצד אוכל ליצור זרימת עבודה ב-SharePoint?

ת: כדי ליצור זרימת עבודה ב-SharePoint, תחילה עליך לזהות את התהליך העסקי או המשימה שברצונך להפוך לאוטומטי. לאחר מכן, השתמש ב-SharePoint Designer או ב-Microsoft Power Automate כדי ליצור זרימת עבודה מותאמת אישית העונה על הצרכים שלך.

ש: מהו SharePoint Designer?

ת: SharePoint Designer הוא כלי חינמי מבית Microsoft המאפשר לך להתאים אישית וליצור זרימות עבודה בתוך SharePoint. הוא מציע מגוון של פעולות ותנאים המאפשרים לך לבנות זרימות עבודה מורכבות המהפכות את התהליכים והמשימות העסקיות שלך לאוטומטיות.

ש: מהו Microsoft Power Automate?

ת: Microsoft Power Automate הוא כלי מבוסס ענן המאפשר לך ליצור זרימות עבודה אוטומטיות בין SharePoint ליישומים אחרים. הוא מציע מגוון תבניות ומחברים המפשטים את תהליך יצירת זרימות עבודה מותאמות אישית.

ש: כיצד אוכל לבדוק את זרימת העבודה שלי ב-SharePoint ולאפות באגים?

ת: SharePoint Designer ו-Microsoft Power Automate מציעות שתיהן כלי בדיקה וניפוי באגים המאפשרים לך להפעיל ולפתור בעיות בתהליכי העבודה שלך. אתה יכול גם להשתמש בתכונת הרישום המובנית של SharePoint כדי לעקוב אחר מצב זרימות העבודה שלך ולזהות בעיות כלשהן.

ש: האם יש שיטות עבודה מומלצות ליצירת זרימת עבודה של SharePoint?

ת: כן, ישנן מספר שיטות עבודה מומלצות לביצוע בעת יצירת זרימת עבודה של SharePoint, כולל הגדרת יעדים ברורים, שימוש בשמות תיאוריים לפעולות זרימת העבודה שלך, שילוב טיפול בשגיאות ונתיבי הסלמה, בדיקה וחידוד זרימת העבודה שלך והבטחת שכל בעלי העניין עברו הכשרה על השימוש והיתרונות שלו.