מה זה זרימת עבודה? מדריך למתחילים לניהול זרימת עבודה

אם תסתכל בעמוד הראשון של גוגל מהי זרימת עבודה, התוצאה הראשונה היא ממש ההגדרה של המילון.

רצף התהליכים התעשייתיים, האדמיניסטרטיביים או האחרים שדרכם עוברת יצירה מההתחלה ועד לסיום.

אז יש לך את ההגדרה של Kissflow, שאינה ברורה יותר:

רצף של משימות המעבד נתונים דרך נתיב מסוים מתחילתו ועד לסיום.

ואז יש, ובכן, הדף הזה. ואיך נגדיר זרימת עבודה?

כיצד לצלם מסך במחשב נייד Surface Pro

זרימת עבודה היא הדרך שבה אתה עושה עבודה.

עכשיו אנחנו מתקדמים לאנשהו.

מה זה זרימת עבודה?

זרימות עבודה הן סדרה של שלבים שיש להשלים בתהליך.

תחשוב על זה פשוטו כמשמעו כעל עבודה שזורמת משלב אחד למשנהו, בין אם זה באמצעות עמית, כלי או תהליך אחר. אתה יכול לבצע זרימת עבודה מלאה לבד (כמו כתיבה, עריכה ופרסום פוסט בבלוג), או שהיא יכולה לכלול מספר אנשים (כמו הוצאת חשבונית ללקוח).

מדוע תהליכי עבודה חשובים?

עבור עסקים, תהליכי עבודה יכולים להיות מסובכים ביותר.

חשבו על תהליך ההצטרפות לעובדים שלכם. כמה מחלקות שונות צריכות לתאם כדי להשלים את התהליך בצורה נכונה. בנוסף לאיבוד הכישרון החדש שלך, הצטרפות לקויה עלולה להוביל גם לבעיות ציות חמורות.

זה ברמה הזו שצריך לנטר אותם, לנהל אותם ולבצע אופטימיזציה שלהם כדי לוודא שהם יעילים ככל האפשר.

מה ההבדל בין תהליכי עבודה ותהליכים?

זרימת עבודה ו תהליך לעתים קרובות להתרגל לסירוגין. בהתחשב בכך שהם מגיעים לעתים קרובות כסט מותאם, זה מובן.

התמונה לעיל מפרטת את ההבדלים העיקריים בין זרימות עבודה ותהליכים, אך הנקודה העיקרית היא:

א תהליך היא שיטה רגילה לְבַצֵעַ רצף של פעילויות .

א זרימת עבודה הוא כְּלִי היה להקל על השיטה הזו .

אם נחזור לדוגמא של כניסת עובדים, התהליך הוא כל השלבים השונים שצריך לנקוט כגון:

• הניירת מולאה
• הגדרת תחנת עבודה
• הַדְרָכָה

זרימת העבודה ממפה את השלבים האלה במבנה ברור כך שקל לדמיין מה צריך לעשות בתרשים או רשימת בדיקה.

שיטות עבודה מומלצות לזרימת עבודה

כדי לבנות זרימת עבודה יעילה עליך לענות על שלוש שאלות חשובות:

• אילו עבודות בדיוק צריך לעשות?
• מי אחראי לכל תפקיד?
• כמה זמן ייקח כל משימה?

על ידי מענה על שאלות אלה ומבנה התשובות לתרשים או תהליך, אתה מקבל זרימת עבודה.

על ידי מדידת העבודה שצריכה להיעשות, אתה יכול לנהל את ביצועה בצורה מיטבית. אחרת, אין לך מושג מה קורה או איפה צוואר הבקבוק בפעילות הצוות שלך.

שלבים של זרימת עבודה

בניית זרימת עבודה מסתכמת ב-5 שלבים:

1. זהה את המשימות שצריך לעשות
2. קבע מי אחראי למשימות אלו
3. ארגן את המשימות ברצף
4. בדוק את זרימת העבודה
5. בדוק וחזור

זה חיוני לתרגל שיפור מתמיד בכל הנוגע לשמירה על זרימות העבודה שלך. ביצוע השינויים הקטנים הללו לאורך הדרך תבטיח שזרימת העבודה שלך תכלול רק את המשימות ההכרחיות והמעודכנות ביותר - ולא תצטרך להשקיע זמן בשיפוץ גדול בהמשך הקו.

3 המרכיבים הבסיסיים של זרימת עבודה

בעוד שמספר המשימות בכל זרימת עבודה יכול להשתנות בין 8 ל-80, כל זרימת עבודה מורכבת משלושה מרכיבים בסיסיים:

הדק:האירוע שמתחיל את זרימת העבודה. זו יכולה להיות פעולה, החלטה, זמן ספציפי או תגובה למשהו.סדרת משימות/עבודה:זה כולל את כל המשימות, האנשים והתוצרים המעורבים בזרימת העבודה.תוצאות:מה זרימת העבודה מייצרת. תוצאה או תוצאה יכולה להיות משהו מוחשי כמו רכישת שירות או מופשט יותר כמו גישה למידע מסוים.

סדרת המשימות תתפוס את רוב זרימת העבודה, אך גם הטריגר וגם התוצאות חשובות באותה מידה. אם אינך יודע היכן התהליך שלך אמור להתחיל ולהסתיים, זרימת העבודה שלך תהיה חסרת תועלת למדי.

סוגי זרימות עבודה

מכיוון שתמיד עדיף לעשות דברים בשלושה, ישנם שלושה סוגים עיקריים של זרימת עבודה שתתקלו בהם:

• תהליכי עבודה בפרויקט
• תהליכי עבודה פשוטים
• תהליך עבודה מותנה

ניתוח ההבדל המדויק בין הסוגים האלה יכול להיות מסובך לפעמים, אבל, כמו בכל דבר, אתה צריך לוודא שאתה משתמש בכלי המתאים לעבודה.

תהליכי עבודה בפרויקט הם הסוג הפשטני ביותר. הם בדרך כלל זרימות עבודה חד פעמיות שנועדו לשמור על פרויקט על מסלול כך שהתוצרים יהיו בזמן, האחריות ברורה והצוות שלך לא חווה צווארי בקבוק.

ייתכן שתוכל לעשות שימוש חוזר בחלקים מזרימת עבודה של פרויקט. לדוגמה, צוות התוכן יוצר מספר חלקי תוכן.

כל אחד מהם הוא פרויקט קטן. בהתאם למגוון גורמים, השלבים המדויקים לא תמיד זהים. מאז התהליך הכולל הוא עם זאת, אנו יכולים לעשות שימוש חוזר בתהליך העבודה של יצירת תוכן עבור דברים כמו מחקר, ביקורות ובקשות תמונה.

לאחר מכן, יש לך את תהליך עבודה פשוט . סוג זה של זרימת עבודה מכסה את כל המשימות הניתנות לחיזוי הניתנות לחזרה. שליחת חשבונית או אישור חופשה הם תהליכי עבודה פשוטים.

לא משנה מה: שום דבר לא משתנה. זרימת העבודה עוקבת אחר אותם זמנים בדיוק באותה דרך בכל פעם שזרימת העבודה מופעלת.

פָּשׁוּט.

לבסוף, יש את תהליך עבודה מותנה . זרימות עבודה אלה משתמשות בצורה של אם/אז היגיון למבנה התהליך.

זה הרומן בחר את ההרפתקה שלך של זרימות עבודה: אם אתה רוצה לחקור את הצינוק, עבור למשימה 13. אם אתה רוצה לחקור את העיר, דלג למשימה 22.

ב-Process Street, אנו מתייחסים לזה כלוגיקה מותנית, היוצרת מסלולים מסועפים בתוך אותה זרימת עבודה. זה נהדר כי זה אומר שלדברים כמו כניסה או כרטיסי עזרה אתה צריך רק זרימת עבודה אחת עבור מספר מצבים.

זרימת העבודה של עיבוד הלקוחות של מעבדי השכר היא דוגמה מושלמת למה שהלוגיקה המותנית יכולה לעשות:

כיצד מעבדי שכר משתמשים בהיגיון המותנה של Process Street לכניסה ללקוח

אופטימיזציה של זרימת עבודה

לא מזמן נתקלתי בפוסט בלינקדאין שדיבר על מילות באזז וז'רגון לעסקים. מילות הבאזז האלה התחלקו לשני סוגים:

• מעורפל מכדי להיות מתואר בדרך אחרת (תחשוב על דינמיקה וקבוצותיה)
• כל כך ברור שלא היה צורך לומר אותם (חדשניים, ממוקדי לקוח וכו')

אופטימיזציה היא קצת כמו מילות הבאז האלה. כולנו יודעים מה המשמעות של אופטימיזציה במילון. כולנו יודעים שזה דבר טוב. דברים תמיד טובים יותר כשהם מותאמים.

אבל מה המשמעות של אופטימיזציה ביחס לזרימת עבודה? מה הוא זרימת עבודה אופטימלית וכיצד משיגים אותה?

שיפור מתמשך

בניית זרימת עבודה היא רק הצעד הראשון. ללא תשומת לב מתאימה, זרימות עבודה עלולות להסתבך בקלות על ידי חוסר יעילות ומשימות מיותרות.

כאן נכנס לתמונה שיפור מתמיד. על ידי בדיקה תקופתית של זרימות העבודה שלך תוכל לוודא שהם נשארים עדכניים ומתאימים לצרכים שלך. לאחר מכן תוכל להחליט אם עליך לבצע שינויים מצטברים או פורצי דרך בתהליכים שלך וכיצד פועלים זרימות העבודה שלך.

שינויים מצטברים הם בעצם מה שהם נשמעים: שינויים קטנים ושיפורים שאתה מבצע כאשר וכאשר אתה נתקל בהם.

שינויים פורצי דרך הם שינויים גדולים הנעשים בדרך כלל על ידי סקירה קבוצתית ותהליך קבלת החלטות. למרות שאתה עלול למצוא את עצמך מבצע שינויים מצטברים לעתים קרובות למדי, אם אתה מוצא את עצמך מבצע בעיקר שינויים פורצי דרך, עליך להעריך מחדש את זרימת העבודה שלך (ואולי אפילו את התהליך שלך).

Six Sigma, DMAIC, lean ו-kaizen הם כולם כלים שימושיים באמת להטמעת שיפורים מתמשכים.

אוטומציה של זרימת עבודה

אוטומציה היא סיבת היסוד של זרימת עבודה.

זרימות עבודה לוקחות את כל התהליכים הפרועים והאינטואיטיביים האלה ועושה בהם סדר. אבל זה לא אומר שאוטומציה מובנית בתוך זרימת העבודה - או אפילו שכל זרימת עבודה זקוקה לאוטומציה.

עדיין מבולבל?.

אוטומציה של זרימת עבודה היא לזהות אילו חלקים בתהליך ניתן לבצע ללא מעורבות אנושית רבה - או כל שהיא.

כמה דוגמאות לדברים שאתה עשוי להפוך לאוטומטיות הן:

• שליחת הודעת קבלת פנים סטנדרטית
• העברת נתונים לגיליון אלקטרוני
• הוספת אירוע ליומן שלך
• עיבוד תשלום

כל אלו הן משימות שחוזרות על עצמן שאולי לוקחות רק כמה דקות לבד, אבל הדקות האלה מסתכמות.

בנוסף, כך גדל הסיכוי לטעות אנוש. תחשוב על זה: יש לך שעות של הזנת נתונים לפניך. פשוט יושב שם, מכניס מספרים בטורים כל היום כשההתרגשות הכי גדולה היא כשטוני הופיע עם סופגניות באותו בוקר.

אתה מתחיל עם כוונות טובות, אבל באיזה שלב אתה עובר על טייס אוטומטי? באיזה שלב אתה לוחץ בטעות על אפס נוסף ובסופו של דבר גובה מלקוח 00 במקום 0? או להפך? שניהם רעים.

זו הסיבה שאתה עושה אוטומציה.

לאחר שזיהית אילו משימות לבצע אוטומציה, היישום די פשוט. עם תוכנה כמו Zapier, אתה יכול להגדיר אינטגרציות כדי לקשר טריגר באפליקציה אחת לתוצאה באחרת.

אתה מזין נתונים פעם אחת. זה נשלח לכל המקומות שהוא צריך להיות. יש לך דיוק מלא בכל הערוצים וזה עולה לך רק את הזמן שלוקח ללחוץ על כפתור.

היתרונות של זרימת עבודה

זרימות עבודה מפחיתות בזבוז. בזבוז זמן, בזבוז מאמץ, בזבוז משאבים.

כאשר אתה ממפה את התהליכים שלך, תוכל לזהות היכן יש לך צווארי בקבוק ומשימות מיותרות. ברגע שאתה יודע איפה הם, אתה יכול לחסל אותם. אז אתה והצוות שלך יכולים להתמקד במשימות הדרושות.

זרימות עבודה נהדרות גם לתקשורת, אחריות ושקיפות. זרימת עבודה צריכה להבהיר מי אחראי למה ומתי יש להשלים את התוצר. אתה לא צריך לנהל מיקרו של הצוות שלך. הצוות שלך לא צריך להיות מנוהל במיקרו. כולם מאושרים יותר.

מכיוון שכל היבט של תהליך מתועד בזרימת העבודה, לכל אחד בצוות יש את המידע הדרוש לו כאשר הם צריכים אותו. הפחתת תקשורת שגויה משפרת את הפרודוקטיביות - ומשאירה את הצוות שלך הרבה פחות מתוסכל מהמשימות שלהם ואחד מהשני.

אתגרים של זרימת עבודה

זרימות עבודה דורשות תשומת לב מתמדת. אתה לא יכול פשוט לבנות אחד ולצפות שהוא יפעל בצורה מושלמת לנצח. צריך לשמור עליו.

תחזוקת זרימת עבודה יכולה להיות גוזלת זמן ומסובכת - במיוחד אם לא תרגלתם את עקרונות השיפור המתמיד שלכם.

אבל אי ביצוע תחזוקה שוטפת גורם לבעיות חמורות:

• הערכות זמן/עלות לא מדויקות
• שגיאות בתקשורת
• דילוג או שכחה של שלבים חשובים
• אישורים מיושמים ללא בדיקה - או לא מיושמים בעת הצורך
• צווארי בקבוק יקרים

תחשוב על זרימת עבודה כמו מכונית. מכוניות ממש שימושיות ויעילות. בדרך כלל אתה יכול להספיק יותר בפחות זמן בנהיגה מאשר בהליכה.

גרסאות שרת sql

בנוסף אתה לא צריך לסחוב הכל.

אבל מכוניות צריכות בדיקות. חלקם קטנים - צמיגים חדשים, החלפת שמן, מבחני פליטה וכו'. לפעמים צריך להשקיע קצת יותר - כמו מתנע חדש או חגורת מאוורר. כשלעצמם, הדברים האלה הם לא באמת עניין גדול.

אם אי פעם עברת זמן רב מדי ללא החלפת שמן, אתה יודע בדיוק כמה חשובה תחזוקה שוטפת יכולה להיות.

כלים וספקים של תוכנות זרימת עבודה

אם אתה גוגל זרימת עבודה (מה שעשית, כמובן), תראה בדיוק כמה סוגים של תוכנות זרימת עבודה יש ​​בחוץ. כשאתה רק מתחיל עם זרימות עבודה - מה שאתה - קשה לאתר איזה מהם מציע בדיוק את מה שאתה צריך עבור התמורה הטובה ביותר.

אז הנה כמה מהכלים האהובים עלינו לבניית זרימת עבודה:

שולחן אוויר כך אנחנו נשארים מאורגנים. עם שולחן אוויר אתה יכול להגדיר תצוגות מותאמות אישית, לוחות קנבן מותאמים אישית ולהפוך כל דבר לאוטומטי, החל מיצירת רשומה ועד שליחת אימייל.

אני מסתכל הוא הכלי המושלם לתיאור זרימת העבודה שלך. אני מסתכל פועל כמו לוח ציור שיתופי שבו כל הצוות שלך - בין אם מרוחק או אישי - יכול לעבוד יחד כדי לבנות את הדבר שאתה צריך לבנות.

רָפוּי הוא מרכז ההודעות האוניברסלי עבור כמעט כל צוות בחוץ. ולמה לא? רָפוּי משתלב כמעט עם כל האפליקציות שאתה עובד איתן. אתה יכול לקפוץ לפטפטות, להקליט סרטונים ולשתף קבצים עם כולם בצוות שלך - או רק אחד. ויש את ה-GIF. מי לא אוהב GIF טוב?

רחוב תהליך. ידעת שזה יגיע, נכון? תהליכי עבודה ברחוב Process הם הליבה המרכזית לכל מה שאנו עושים. בקשות PTO, הצטרפות, דלפק עזרה, יצירת דף זה... הכל נעשה באמצעות זרימת עבודה. וגם - או דרך Zapier או אוטומציות מהצד הראשון שלנו - ניתן לחבר את כל זרימות העבודה הללו ל-Slack, Airtable ושאר חבילת התוכנה שלנו.

איך נראה זרימת עבודה?

זה המתווה של תהליך:

באופן ספציפי, זהו המתווה של תהליך יצירת התוכן שלנו. לזרימת העבודה של תהליך זה יש עוד הרבה הרבה שלבים, מגוון מסלולים מותנים והרבה מאוד אוטומציה.

אבל כאן זה התחיל. שמונה שלבים להגיע מתחילת מטלה ועד לפרסום.

אם ביקשת ממישהו בצוות התוכן לתאר את התהליך הזה, אני מוכן להתערב שזה לא יהיה כל כך תמציתי או כל כך ספציפי. חלק מהשלבים יפורטו, על חלקם ידלגו, והתיאור עצמו כנראה יהיה די לא ליניארי.

רק כך פועל המוח של אנשים. לכן חשוב לשרטט את התהליך שלך לפני שאתה בונה את זרימת העבודה.

כעת, כל אחד משמונת השלבים הללו הופך לקטע בתוך זרימת עבודה. לאחר מכן אנו מפרקים כל שלב למשימות בודדות.

לדוגמה, בשלב הראשון, Writer מקבל מטלה, משימות זרימת העבודה נראות בערך כך:

1. הנושא נבחר (רשומה טבלה שנוצרה באמצעות Slack)
2. תאריך יעד מוגדר (נוסף ליומן באמצעות תהליך העבודה של Process Street)
3. תאריך פרסום מוגדר (נוסף ליומן באמצעות זרימת עבודה)
4. העורך מוקצה (רשומה של טבלה מעודכנת באמצעות זרימת עבודה)
5. צוות עיצוב מוקצה (רשומה של Airtable שנוצרה באמצעות Airtable)
6. כותב מקבל מטלה (הודעה התקבלה דרך Slack and Process Street)

שש המשימות הללו מחולקות כל אחת לפעולה אחת. זה מפשט את התהליך ומבטיח ששום דבר לא יישאר בחוץ. ללא אוטומציות אלה, יהיה קל מאוד להגדיר בטעות תאריך יעד אך לא את תאריך הפרסום.

אם תאריכים אלה הוכנסו ידנית עבור כולם, כל חבר צוות עלול לעבוד לקראת תאריכי יעד שונים - מה שעלול לגרום לצווארי בקבוק גדולים בהמשך.

כיצד להפיק את המרב מתזרימי העבודה שלך

זכור שזרימת עבודה היא כלי. זה כלי שימושי וכלי רב תכליתי, אבל זה לא יכול לעשות הכל.

בעת בניית זרימת העבודה שלך, אתה צריך להבין את התהליך שאתה עובד עליו ואת התוצאה שאתה רוצה להשיג. זהה אילו משימות יכולות להיות אוטומטיות ואילו צריך גישה מעשית יותר.

והכי חשוב, תמשיך לעבוד על זה. זרימת עבודה טובה משתנה כל הזמן כי התהליך שלך - והצרכים שלך - ישתנו כל הזמן. אם משהו בזרימת העבודה שלך נעשה מיותר או לא רלוונטי, היפטר ממנו. אם אתה מוסיף שלב חדש לתהליך, וודא שאתה מוסיף אותו גם לזרימת העבודה שלך.

זרימת עבודה טובה אמורה להפוך את העבודה לקלה יותר, לא מסובכת יותר.