50+ תבניות SOP חינמיות וקלות (SOP לדוגמה לתיעוד נהלים סטנדרטיים)

השתמש ב-Process Street כדי לנהל ללא מאמץ את תבניות ה-SOP שלך

תבנית SOP החינמית שלנו לכתוב במהירות ובקלות נהלים סטנדרטיים חדשים

אתה רוצה תבנית להכנת ההליכים האישיים שלך ותבנית ליצירת מדריך ההליך שלך.

הראשון חשוב יותר מהשני. לכן שמנו את זה בתחילת המאמר:

כפי שאתה יכול לראות, תבנית זו מראה לך כיצד להתחיל ליצור נוהל חדש מאפס.

הקישור לתבנית זו נמצא כאן:

מבנה תבנית נוהל הפעלה (SOP).

והתבנית הזו תוכל להדריך אותך בתהליך ההפעלה הסטנדרטי הראשון שלך. הוא מלא במשאבים נוספים ובדוגמאות לשיטות עבודה מומלצות למקרה שתזדקק להם.

אתה יכול להוסיף את התבנית הזו לחשבון שלך בחינם, לערוך אותה ואז להפעיל אותה כרשימת בדיקה בתוך Process Street, או לייצא אותה כקובץ PDF כשתסיים. קַל.

בהמשך המאמר, תראה כמה מדריכים לדוגמה שיצרנו. אבל הנה כמה קישורים מהירים למקרה שאתה לא רוצה לגלול:

• מבנה מיני ידני
• דוגמה למיני-מדריך שהושלם

כיצד לכתוב נוהלי הפעלה סטנדרטיים ב-16 שלבים פשוטים

כדי לעזור לך להשתמש בתבניות שלך לאחר שהורדת אותן, אנו ניתן לך את אלה 16 שלבים לכתיבת נהלי הפעלה סטנדרטיים יעילים .

אתה יכול להעסיק אותם במסגרת של מסגרת SOP מסורתית, תוך הקפדה על תקני ISO 9001, או שאתה יכול להשתמש בהם כדי ליצור את התהליכים המתאימים ביותר לצרכים המיוחדים שלך ברגע זה במסע העסק שלך.

כתיבת נהלי הפעלה סטנדרטיים לא צריכה להיות משימה מפרכת. אם תפעל לפי ההנחיות שלנו לשיתוף פעולה, זה אפילו יכול להיות די כיף! (כיף לא מובטח)

1. הבן כיצד תציג את ה-SOPs שלך . שלב זה עוסק בבחירת התבנית שתתאים לצרכי התהליך. בתעשיות מסוימות יהיו לך דרישות שאתה צריך לעמוד בהן. הפריסה של SOPs שלך תושפע מסוג המידע שאתה צריך להציג. בדוק אילו סטנדרטים בינלאומיים חלים על הפעילות העסקית שלך.
2. אסוף את בעלי העניין הרלוונטיים . כדי למפות כראוי את התהליכים הנמצאים בשימוש בתוך החברה, עליך להיות נוכח חברים רלוונטיים בחברה. נהלי תפעול סטנדרטיים אלה חייבים לשקף את המציאות כדי שניתן יהיה להתאים אותם ולבצע אופטימיזציה לשיפור המציאות.
3. מצא את המטרה שלך . האם אתה מתעד את נהלי התפעול הסטנדרטיים שלך כדי לעמוד בסטנדרטים בתעשייה? או שאתה בטוח שהפעולות שלך כבר עומדות, אתה רק צריך לתעד אותן? האם אתה עושה זאת מתוך דחיפה כללית של ייעול תהליכים? ידיעת התשובות לשאלות כאלה תעזור לך לתעדף את הגישה שלך.
4. קבע את המבנה של ה-SOP שלך . ישנן צורות שונות שמסמך SOP יכול ללבוש. לפני שתתחיל באחד, הבן אם זה אמור להיות מדריך, מיני מדריך או מסמך נוהל. ככל שהחברה שלך גדולה יותר, כך גדל הסיכוי שתיצור מדריך מעמיק להפליא.
5. הכן את היקף ההליך . אם אתה ממפה רק הליך אחד בתוך המסמך עליו אתה עובד, עליך להבין בדיוק היכן ההליך מתחיל והיכן הוא מסתיים. חשוב להגדיר בצורה ברורה את ההיקף על מנת לצמצם חפיפה עם מסמכי נוהל אחרים. לא לעשות זאת יוביל לחוסר יעילות.
6. השתמש בסגנון עקבי . זה יותר עצות כתיבה, אבל צריך לחשוב על מטרת המסמך כדי להבין איך צריך לכתוב אותו. אם זה מסמך המשמש אך ורק להדגמה לתעשייה שתיעדת SOPs, אז אולי השפה תהיה טכנית ונדושה. עם זאת, אם עובדים הולכים להשתמש במסמך זה כנקודת התייחסות, אז תצטרך להפוך את השפה ברורה וניתנת לפעולה.
7. ✍️ השתמש בסימון נכון, אם רלוונטי . בהחלט עשויות להיות צורות סטנדרטיות של העברת תהליכים בתוך החברה שלך, אבל אם לא תוכל להתחיל ליישם אותן. מודל תהליכים עסקיים וסימון (BPMN) מספק דרך אוניברסלית להסביר תהליכים בסגנון ויזואלי תמציתי.
8. עבדו על כל השלבים הדרושים בתהליך . העריכו את התהליך מתחילתו ועד סופו ורשמו כל משימה הנדרשת לאורך הדרך להשלמת התהליך. ניתן לעשות זאת בצורה של רשימת תבליטים עם עט ונייר או אפליקציה לרישום הערות.
9. ⚠️ נסו להעריך בעיות פוטנציאליות בתהליך. אם אתה מחפש לשפר את התהליך שלך בזמן שאתה עובד על התיעוד שלך, עכשיו זו הזדמנות טובה לעשות זאת. העריכו את השלבים הבסיסיים שרשמתם ושאלו אם ניתן להוסיף או להסיר עוד משהו. אם משהו היה משתבש בתהליך, היכן זה היה מתרחש? איפה זה מתרחש כרגע בחיים האמיתיים?
10. קבע מדדים שלפיהם ניתן לשפוט SOPs . זוהי הזדמנות מצוינת להפוך את נהלי התפעול הסטנדרטיים שלך למעשיים ולמצוא דרך להעריך את ההשפעה החיובית שלהם. אילו מדדים תבחר להשתמש יהיו תלויים בתהליך שאתה מתעד. מדדי המפתח עשויים להיות קשורים לביצועים או למהירות או לנוסחה המשתמשת בשני המשתנים הללו.
11. בדוק את התהליך . כדי לוודא שהנהלים התפעוליים הסטנדרטיים שתיעדת הם היעילים ביותר, בדוק את התהליך עם העובדים שמבצעים את המשימות הללו על בסיס יומיומי. ודא שהם מסוגלים לתת משוב על הנהלים המוצגים כך שתוכל לבצע שינויים בתהליך, בנהלים או פשוט בסגנון המסמך לפני ההגשה.
12. ✉️ שלחו את התהליך לממונים . שלח את התהליך שלך לבדיקה של מנהל הקו שלך. לחילופין, אם אין לך מנהל קו, מצא עמית שאתה מעריך את המשוב שלו ושלח לו את מסמך ה-SOP לפני שתכריז שהוא שלם.
13. הבהרת שיטת ייעול התהליך . מסמך נוהל הפעלה סטנדרטי צריך לעקוב אחר התיקונים שלו לאורך זמן. עם זאת, כדאי שתהיה מערכת כללית לניהול תיקונים אלו וכיצד ומתי הם מתרחשים. יצירת תהליך לאופטימיזציה של תהליכים היא אמצעי יעיל להעברת השינוי האיטרטיבי הזה.
14. ‍♀️ הפעל הערכת סיכונים על התהליך. תהליך כרוך באנשים או נתונים או משהו במקום כלשהו שעלול להיפגע, להינזק או לאיבוד. הקפד להריץ הערכת סיכונים על התהליכים שלך כדי לוודא שאתה לא פותח את חשיפת הסיכון של החברה שלך.
15. שקול ליצור תרשים זרימה . עזר חזותי שיעזור לאנשים אחרים להבין את הסקירה הכללית של התהליך יוכיח שימוש עבור אנשים שמעריכים וגם עוקבים אחר התהליך המוצג בנוהלי ההפעלה הסטנדרטיים. הכללת אחד מעלה את הרמה הידידותית למשתמש של המסמך.
16. ✅ סיום ויישום ה-SOPs . לאחר שכל המשתתפים ומחזיקי העניין חתמו על המסמך והאנשים הסכימו לשימוש בו, יישמו את מסמך נוהל ההפעלה הסטנדרטי עבור התהליך הדרוש ותיקו את המסמך כראוי.

שימוש ב-Process Street עבור SOPs שלך

ישנן דרכים בהן תוכל להשתמש בתבנית Process Street ביעילות לתיעוד נהלי הפעלה סטנדרטיים. היתרון העיקרי בשימוש ב-Process Street עבור זה הוא זה כל תהליך יכול להיות מופעל כרשימה על ידי הצוות חברים בעקבות הנהלים.

מציאת דרך לאזן בין הפריסה הסטנדרטית של מסמכי נוהלי הפעלה סטנדרטיים לבין המאפיינים הרגילים הניתנים לפעולה של Process Street תאפשר לך לחסוך זמן רב לתיעוד התהליך ככל שהחברה שלך מתקדמת.

הדרך הפשוטה ביותר להתחיל לעבוד לקראת נהלי הפעלה סטנדרטיים עם Process Street היא פשוט להתחיל לתעד את התהליכים שלך.

לא כל תהליך מתועד צריך לעמוד בתכתיבי ISO . בתוך המערכת של Process Street תבנית פועלת כנוהלים הסטנדרטיים למשימה מסוימת. לאחר מכן, אתה מפעיל את רשימת הבדיקה מאותה תבנית כאשר אתה מבצע את התהליך מבלי שזה ישפיע על התיעוד המקורי. בליבו, זה בדיוק מה שהם נהלי הפעלה סטנדרטיים בעולם האמיתי.

אם התהליכים שלך מתועדים היטב אז עשית התחלה טובה. אם התהליכים שלך ניתנים לפעולה אז הם כן הרבה יותר סיכוי להידבק . אף אחד לא אוהב להרים מדריך SOP ולמיין עמוד אחר עמוד כדי למצוא משהו שימושי.

עם Process Street, אתה מתחמק מהמחסום הזה ומגדיל את הסיכוי שמישהו יבצע את הנהלים בצורה נכונה. בקיצור, הפעלת SOPs שלך דרך Process Street עוזרת לשפר את הדבקות בתהליך.

הנה תבנית Process Street SOP לדוגמה :

תבנית זו תוכננה ל לעמוד בתקני ISO-9001:2015 Mini-Manual איכות .

לחץ כאן כדי לגשת לתבנית זו בכרטיסייה חדשה!

אתה יכול גם למצוא גרסה מלאה של תבנית זו כאן:

• מיני-מדריך הפעלה סטנדרטי לחברת שיווק

בהיותך תבנית, אתה יכול לערוך אותה כרצונך ולהחליף את הטקסט שאתה מתבקש להחליף. הסעיפים הראשונים מכסים את המידע המרכזי הנוגע לתבנית, בעוד שסעיף הנהלים שבו מתועד התהליך מופיע בהמשך.

אם רצית להשתמש בתבנית זו ברמה יומיומית, תוכל לאחסן עותק מאסטר בתיקיית SOPs בתוך Process Street וליצור עותק של התבנית שיכולה להתקיים בתיקייה אחרת לשימוש על ידי צוות. הצוות שלך יכול אז הפעל את התבנית המועתקת כרשימה בכל פעם שהם באים לבצע את המשימה.

זו תהיה אחת הדרכים להפוך את התבנית שלך לניתנת לפעולה בתוך הארגון שלך לאחר תיעוד ה-SOPs.

אם אתה רוצה לקרוא עוד על השימוש ב-Process Street להפעלת מערכת ניהול איכות בתקן ISO, עיין בכמה מהקישורים הבאים:

Process Street SOP תבניות לכל תעשייה ומגזר

לחץ על החצים הנפתחים כדי לקבל גישה לתבניות SOP הקשורות לענף זה. זכור שיש עוד הרבה תבניות נגישות מספריית התבניות של רשימת הבדיקה שלנו!

⬇️ לחץ כאן כדי לראות את תבניות ה-SOP השיווקיות המוכנות של Process Street

כניסת לקוחות לסוכנות שיווק (תבנית SOP)

לחץ כאן כדי לפתוח את תבנית כניסת לקוחות לסוכנות שיווק בלשונית חדשה!

AB Testing (תבנית SOP)

לחץ כאן כדי לפתוח את תבנית בדיקת AB בכרטיסייה חדשה!

יצירת ניוזלטר (תבנית SOP)

לחץ כאן כדי לפתוח את התבנית יצירת ניולטר בלשונית חדשה!

⬇️ לחץ כאן כדי לראות את תבניות ה-IT SOP המוכנות של Process Street

אבטחת שרת דואר אלקטרוני (תבנית SOP)

לחץ כאן כדי לפתוח את תבנית אבטחת שרת הדוא'ל בכרטיסייה חדשה!

שיטות עבודה מומלצות לגיבוי נתוני לקוח (תבנית SOP)

לחץ כאן כדי לפתוח את תבנית השיטות המומלצות לגיבוי נתוני לקוח בכרטיסייה חדשה!

תבנית רשימת רשימת ניהול סיסמאות ארגונית (תבנית SOP)

לחץ כאן כדי לפתוח את תבנית רשימת ניהול סיסמאות ארגונית בכרטיסייה חדשה!

⬇️ לחץ כאן כדי לראות את תבניות SOP הקמעונאיות המוכנות של Process Street

רשימת בדיקה לכניסה לעובדים קמעונאיים (תבנית SOP)

לחץ כאן כדי לפתוח את תבנית רשימת התייצבות של עובדים קמעונאיים בכרטיסייה חדשה!

פרטי מוצר במסחר אלקטרוני (תבנית SOP)

לחץ כאן כדי לפתוח את תבנית פרטי המוצר של מסחר אלקטרוני בכרטיסייה חדשה!

רשימת פתיחה יומית של חנות (תבנית SOP)

לחץ כאן כדי לפתוח את תבנית רשימת הפתיחה של הסיפור היומי בלשונית חדשה!

⬇️ לחץ כאן כדי לראות את תבניות SOP הבנייה המוכנות של Process Street

תבנית הצעת בנייה (תבנית SOP)

לחץ כאן כדי לפתוח את תבנית הצעת הבנייה בלשונית חדשה!

דוח התקדמות בנייה (תבנית SOP)

לחץ כאן כדי לפתוח את תבנית דוח התקדמות הבנייה בלשונית חדשה!

תבניות Microsoft Word בחינם לבניית SOPs שלך

הדרך המסורתית לנקוט כשמישהו רוצה להתחיל לתעד את נהלי ההפעלה הסטנדרטיים שלו היא להתחיל את המשימה בתוך מערכת עיבוד תמלילים וליצור סדרה של מסמכים קטנים יותר שבסופו של דבר יכולים להתאחד וליצור מדריך גדול יותר.

בעיקרו של דבר, זה כמו לכתוב ספר .

התבנית הראשונה שנציג היא מהשימושיות ביותר. אני אסביר למה.

תבנית לשימוש כללי עם הערות מנחות

נהלי הפעלה סטנדרטיים חשובים בכל הענפים אך מוערכים במיוחד בתחום שירותי הבריאות. חיים מונחים על כף המאזניים ויש לעקוב בקפידה רבה אחר תהליכים מוצהרים.

יותר מאשר רק להיות תבנית שאתה יכול להזין אליה מידע, מסמך זה מכיל טקסט מודגש בכל חלק שמסביר לך כיצד לגשת לכל משימה.

במובן זה, מסמך פועל כמו גם תבנית כתיבה וגם מדריך כתיבה ; הדרכה ברורה ותמציתית של המשתמש במסמך.

עוד תבניות נוהל הפעלה סטנדרטיות של NHS

כדי לסיים את תבניות נוהל התפעול הסטנדרטי לשימוש כללי שלנו, נחזור ל- תבניות שעוצבו על ידי אוניברסיטת אוקספורד לשימוש במסגרת שירות הבריאות הלאומי בבריטניה.

נציג מספר תבניות נישה נוספות המותאמות למטרות ספציפיות. אלה אמורים להראות לך כיצד לבנות SOPs מורכבים תוך מתן תבניות לשימוש בעסק שלך אם יש לך צרכים אלה.

עיצוב מסדי נתונים באקסל

תבנית זו פועלת כדוגמה ל-SOP כיצד לעשות זאת תקן את הגדרת מסדי הנתונים בתוך Microsoft Excel .

המיקוד הספציפי של תבנית זו הוא בהקמת מסד הנתונים למטרות מחקר רפואי, אך ניתן להתאים את המבנה כך שיתאים לכל צרכי מסד הנתונים. הפירוט האמיתי טמון בנהלים שאתה יכול לכתוב כדי שיתאימו לצרכים הספציפיים שלך.

הערכת סיכונים תבניות SOP לבדיקת הנהלים שלך

אני מקווה שעד עכשיו, אתה תרגיש די בנוח עם מה שנדרש מהליכי ההפעלה הסטנדרטיים שלך וכיצד אתה יכול לגשת אליהם.

עם זאת, שום הליך תפעולי סטנדרטי לא הושלם עד להשלמת הערכות סיכונים.

ככזה, צירפנו כאן 5 קישורים שתוכלו לחקור . יש לנו שתי תבניות המיועדות במיוחד להערכת סיכונים נהלי הפעלה סטנדרטיים בתוספת מסמך אחד לדוגמה כדי להראות לך איך הגרסה המוגמרת עשויה להיראות. לאחר מכן יש לנו עוד שתי הערכות סיכונים למטרות כלליות עבור אלה מכם שאינם שואפים לרמות ISO, ומבצעים תהליך תיעוד סתמי יותר.

תבניות SOP פרימיום

אם אתה בשוק בתבניות ה-SOP המקיפות והאיכותיות ביותר (לקרוא יקר) שקיימות, אל תחפש רחוק יותר מאוסף Bizmanualz שנכתב על ידי כריס אנדרסון, DBA, LSSBB.

Bizmanualz היא ספריית פרימיום של תבניות SOP המסופקות בפורמטים שונים (כולל וורד) עם מוצרים המתפרשים מתבנית פרוצדורה אחת ועד למדריך שלם של החברה.

ממדריך מלא של מנכ'ל וסמנכ'ל כספים ועד לתבניות נהלים ספציפיות למחלקה כמו מדריכים להליכי חשבונאות, כספים ו-IT, Bizmanualz הוא אוסף ה-SOP המקיף ביותר שיש.

התרשמנו מספריית Bizmanualz הממצה שמתהדרת ביותר מ-1,200 תבניות SOP. מדריכי הנהלים מכסים את מחלקות הליבה של העסק, וכוללים 7,000+ עמודים של תיעוד פרוצדורות מפורט, כולם זמינים להורדה דיגיטלית מיידית.

אנחנו גם אוהבים שהם מציעים מדגם שאתה יכול לקבל בחינם.

בחר את תבנית ה-SOP הנכונה והתחל

עד כמה שזה יכול להיות מאיים כשאתה מתחיל לכתוב נוהלי הפעלה סטנדרטיים בפעם הראשונה, אנו מקווים שהתבניות, ההסברים והדוגמאות האלה הפכו את המשימה שלפניך למעט יותר ברורה.

ברגע שאתה מזהה את המבנים המשותפים בין תבניות שונות, אתה יכול להתחיל לראות מה הם אלמנטים חיוניים ומהם תכלילים אופציונליים.

עם הידע הזה בחשבון, אתה יכול להסתכל מעבר לשפה המילולית שלא לצורך משמש בדרך כלל ב-SOPs כדי לראות שהם רק מסמכי תהליך יסודיים מאוד.

אז בחר תבנית - או שתיים - ו התחל בתיעוד ההליך הראשון שלך .

לפני שאתה יודע את זה, יהיה לך מדריך שלם ברמת ISO על הידיים!

האם כתבת בעבר נוהלי הפעלה סטנדרטיים? אילו משאבים היית ממליץ למי שניגש אליו בפעם הראשונה? ספר לנו בתגובות למטה!